Суммированный учет рабочего времени – понятие и общие положения расчета заработной платы. Часть 2.

Людмила Круглова,

Старший юрисконсульт ЗАО «ТЛС-ГРУП»

Напомним, что при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, ст.104 Трудового кодекса РФ допускается установление режима гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ) и введение суммированного учета рабочего времени. При этом продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и т. п., но не превышающий 1 год) не должна превышать нормального числа рабочих часов, определяемого в соответствии с официальным производственным календарем.

Однако, на практике, при применении суммированного учета рабочего времени часто возникает ситуация, когда фактически отработанное работником количество часов рабочего времени не совпадает с нормальным количеством часов, установленным производственным календарем на соответствующий период. В этом случае возникает «переработка» (отработано больше нормального количества часов рабочего времени) либо «недоработка» (отработано меньше нормального количества часов).

Учет и оплата недоработок

При применении гибкого режима и суммированного учета рабочего времени, Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) налагает на работодателя обязанность обеспечить отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других). Данное положение, закрепленное в части второй ст.102 ТК РФ, фактически означает, что если в учетном периоде не была обеспечена отработка нормального количества рабочего времени, то ответственным за это должен быть работодатель. По смыслу ст.155 ТК РФ если в учетном периоде работнику не была обеспечена отработка нормального количества рабочего времени, то заработная плата ему в любом случае выплачивается, исходя из нормального количества рабочего времени.

Рассмотрим ситуацию на следующих примерах.

1. Работнику установлен месячный оклад в размере 10 000 рублей. Учетный период равен месяцу. В феврале работник отработал 145 часов (нормальное количество часов – 151). Зарплата выплачивается в размере месячного оклада (который считается оплатой за нормальное количество часов рабочего времени вне зависимости от их количества в данном конкретном месяце), т.е. будет выплачено
10 000 рублей.

2. Работнику установлена почасовая ставка – 80 рублей. Работник, отработал в феврале 145 часов. Выплата заработной платы осуществляется исходя из нормального количества часов: 80 руб. х 151 ч. = 12 080 руб.

Необходимо также рассмотреть ситуацию, когда организация устанавливает учетный период более 1 месяца, например, квартал. В этом случае ежемесячно заработная плата будет исчисляться и выплачиваться исходя из фактически отработанного количества часов. При этом в следующем месяце учетного периода  недоработка может быть компенсирована переработкой (последняя при этом не будет считаться сверхурочной работой, т.к. она лишь компенсирует недоработку, возникшую в том же учетном периоде). Если по итогам учетного периода недоработка не компенсируется, то при расчете заработной платы за последний месяц учетного периода исчисляется компенсация за недоработку.

Пример. Месячный оклад равен 10 000 рублей. Учетный период – квартал. В январе отработано 125 часов (норма – 128 часов), в феврале – 151 часов (норма – 151 часов), в марте – 173 часов (норма – 175 часов). Всего за квартал отработано 449 часов (норма – 454 часов). Недоработка равна 5 часов.

При этом за январь будет выплачено: (10 000 руб. / 128 ч.) х 125 ч. = 9 765,63 руб.

За февраль: (10 000 руб. / 151 ч.) х 151 ч. = 10 000 руб.

За март: (10 000руб. / 175 ч.) х 173 ч. + (10 000 руб. х 3 мес. / 454 ч.) х 5 ч. = 10 216,11 руб.

Следует отметить, что при выплате зарплаты при недоработке по описанным выше правилам возникает риск того, что налоговые органы не признают экономически обоснованными расходы по оплате часов сверх фактически отработанных, несмотря на то, что обязанность по такой выплате вменяется работодателю ТК РФ, и, соответственно, потребуют исключения указанных расходов из налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Учет и оплата переработок

В случае если работник за учетный период отработал больше нормального количества часов рабочего времени, то разница между фактически отработанным временем и нормальным количеством часов рабочего времени признается сверхурочной работой в соответствии со ст.99 ТК РФ.

Количество отработанных сверхурочно часов в данном случае будет определяться как разница между фактически отработанным работником количеством часов за учетный период и нормальным числом рабочих часов за учетный период. Соответственно, подсчет количества часов, отработанных работником сверхурочно, при суммированном учете производится по окончании учетного периода. Если учетный период более месяца – квартал или год – подсчет сверхурочных часов и их оплата будут производиться по окончании этого учетного периода.

Рассмотрим порядок оплаты труда за пределами нормальной продолжительности рабочего времени при суммированном учете.

Во-первых, рассчитать заработную плату за нормальное количество рабочего времени на основании которой будет рассчитана сумма оплаты сверхурочных работ.

Во-вторых, определяется общее количество часов сверхурочной работы по итогам учетного периода. Далее необходимо рассчитать сумму оплаты сверхурочной работы, руководствуясь ст.152 ТК РФ, устанавливающей, что первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, а остальные - не менее чем в двойном размере.

Рассмотрим два примера, в которых учетный период равен 1 месяцу.

1. Работнику установлена почасовая ставка – 80 рублей в час. За 1 месяц количество часов, в котором в соответствии с производственным календарем равно 168, работник отработал 174 часа. То есть переработка составила 6 часов. Первые два часа работнику оплачиваются в размере 120 рублей за час (в полуторном размере), остальные 4 часа переработки в размере 160 рублей за час (в двойном размере).

Таким образом, работнику в рассматриваемом месяце будет выплачено:

168 ч. х 80 руб. + 2 ч. х 120 руб. + 4 ч. х 160 руб. = 14 320 руб.

2. Работнику установлен месячный оклад в размере 10 000 рублей. За 1 месяц количество часов, в котором в соответствии с производственным календарем равно 168, работник отработал 174 часа. То есть переработка составила 6 часов. Для того, чтобы рассчитать сумму оплаты переработки необходимо рассчитать почасовую ставку оплаты исходя из оклада работника и нормального количества рабочих часов за рассматриваемый месяц. Часовая ставка составит:

10 000 руб. / 168 ч. = 59,52 руб.

Следовательно, оплата сверхурочной работы составит:

59,52 руб. х 1,5 х 2 ч. + 59,52 руб. х 2 х 4 ч. = 654,72 руб.

Таким образом, работнику в рассматриваемом месяце будет выплачено:

10 000 руб. + 654,72 руб. = 10 654,72 руб.

Необходимо отметить, что при учетном периоде, превышающем 1 месяц, расчет сверхурочных работнику, которому установлена почасовая ставка, имеет одну существенную особенность. Следует помнить, что в течение учетного периода работнику оплачивались фактически отработанные часы, то есть часы переработки уже были оплачены работнику по итогам каждого конкретного месяца, но только в однократном размере: работнику оплачивалось не только нормальное количество часов, но и часы сверх нормального количества. Поэтому по итогам учетного периода работнику доплачивается заработная плата за сверхурочные работы следующим образом: за первые два часа доплачивается по ½ часовой ставке, последующие часы – по часовой ставке. Таким образом, получится, что по итогам расчетов первые два часа переработки будут оплачены в полуторном размере, остальные часы – в двойном, как того и требует законодательство.

Например, учетный период равен 1 кварталу. Работнику установлена почасовая ставка 80 рублей в час. Нормальное количество часов в квартале составило 454. Всего за квартал работник отработал 462 часа, т.е. переработка составила 8 часов. За все 462 часа за три месяца квартала работнику уже начислены 36 320 рублей (462 ч. х 80 руб.). Теперь необходимо рассчитать сверхурочные. За первые два часа переработки необходимо доплатить половину почасовой ставки, за последующие - 100% почасовой ставки. Таким образом, доплата в данном случае составит: 40 руб. х 2 ч. + 80 руб. х 6 ч. = 560 руб.

Если же работнику, по которому учетный период превышает месяц, установлен месячный оклад, порядок расчета сверхурочных будет аналогичным расчету при учетном периоде равном месяцу. Однако следует особо подчеркнуть, что в рассматриваемом случае при расчете почасовой ставки, оклад, умноженный на количество месяцев в учетном периоде, делится на нормальное количество рабочих часов, установленных производственным календарем для данного учетного периода (квартала, полугода, года). Например, если учетный период – квартал, месячный оклад умножается на 3 месяца и делится на нормальное количество часов в данном конкретном квартале, установленное производственным календарем.

Например, учетный период равен 1 кварталу. Работнику установлен месячный оклад в размере 10 000 рублей. Нормальное количество часов в квартале составило 454. Всего за квартал работник отработал 462 часа. За каждый месяц квартала работнику было начислено по 10 000 рублей. (размер оклада). Необходимо рассчитать размер сверхурочных по итогам учетного периода. Рассчитываем почасовую ставку оплаты:

10 000 руб. х 3 мес. / 454 ч. = 66,08 руб.

Всего количество часов переработки составило 8 часов. Таким образом, доплата по сверхурочным составит:

66,08 руб. х 1,5 х 2 ч.+66,08 руб. х 2 х 6 ч.= 891,2 руб.

Расчет среднего заработка при суммированном учете рабочего времени

В соответствии с п.8 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 213 от 11.04.03 (далее – Положение), во всех случаях, кроме применения суммированного учета рабочего времени для определения среднего заработка используется средний дневной заработок.

Порядок определения среднего заработка при суммированном учете рабочего времени установлен п.13 Положения, где устанавливается, что при определении среднего заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок.

Средний часовой заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период на количество часов, фактически отработанных в этот период.

Бытует ошибочное мнение, что для работников, которым установлена почасовая ставка, средний часовой заработок равен этой почасовой ставке. Всегда следует учитывать, что в расчетном периоде в данном случае могла иметь место оплата переработки, что, соответственно, увеличит размер среднего часового заработка, по сравнению с почасовой ставкой.

Средний заработок работника определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов в периоде, подлежащем оплате.

Средний заработок работника для оплаты отпуска определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочего времени (в часах) в неделю в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели и на количество календарных недель отпуска.