Как организовать работу с первичкой без претензий контрагентов и проверяющих

"Главная книга", 2024, N 18

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ С ПЕРВИЧКОЙ

БЕЗ ПРЕТЕНЗИЙ КОНТРАГЕНТОВ И ПРОВЕРЯЮЩИХ

На основании первичных документов бухгалтер отражает хозяйственные операции в учете. Первичка подтверждает доходы и расходы, расчеты с контрагентами и работниками. Ошибки в документах, отсутствие первички, непредставление или несвоевременное представление может привести к претензиям со стороны контрагентов и контролирующих органов. Посмотрим, как организовать работу с первичкой, чтобы избежать претензий.

Соблюдение требований к оформлению и хранению первички

Первичные документы - это, например, акт, накладная, авансовый отчет, приходные и расходные кассовые ордера, отчет агента (комиссионера). Чтобы к первичке не было претензий у проверяющих, важно их оформлять в соответствии с установленными требованиями, правильно хранить и вовремя представлять уполномоченным органам. При оформлении первички руководствоваться надо следующими правилами <1>:

- составлять документ в момент совершения хозоперации или сразу после нее;

- указывать в нем все обязательные реквизиты;

- составлять на русском языке или делать построчный перевод, если документ составлен на иностранном языке;

- формировать документ в бумажном виде или в электронном с электронной подписью.

Используемые формы бумажных документов утвердите в учетной политике. Например, можно указать, что применяете формы документов из бухгалтерской программы, и перечислить их.

Для многих электронных документов (в частности, для УПД, путевого листа, акта о приемке выполненных работ) ФНС разработала и утвердила специальные электронные форматы <2>. Если вы обмениваетесь ЭД в таких форматах, в них и надо отправлять первичку в ответ на запрос из ИФНС по каналам ТКС или через личный кабинет налогоплательщика <3>.

Чтобы представлять документы уполномоченным органам вовремя, важно позаботиться об их хранении. Сроки хранения документов предусмотрены Перечнем типовых управленческих архивных документов и НК <4>. Для документов, связанных с расчетом и уплатой налогов, общий срок хранения составляет 5 лет с 1 января года, следующего за тем, в котором их перестали использовать <5>. Особый отсчет начала сроков хранения установлен для документов, подтверждающих убыток, амортизационные отчисления и расходы на обучение работников <6>. В частности, хранить документы, подтверждающие размер убытков, надо в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

К сведению

О том, как организовать хранение документов на бумаге и в электронном виде, мы писали: 2023, N 22, с. 18.

О сроках хранения документов читайте: 2020, N 13, с. 64.

--------------------------------

<1> ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ; пп. 4, 5 ФСБУ 27/2021.

<2> Приказы ФНС от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@, от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@, от 28.07.2022 N ЕД-7-26/691@.

<3> п. 2 ст. 93 НК РФ; формат, утв. Приказом ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@.

<4> Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236.

<5> подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.

<6> п. 4 ст. 283, п. 3 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 13.06.2023 N 03-03-06/1/54118, от 19.07.2017 N 03-07-11/45829.

Организация документооборота

Даже если организация совсем небольшая, важно определить порядок документооборота, установить сроки составления и представления документов в бухгалтерию и назначить ответственных лиц. Правила документооборота можно оформить в качестве приложения к учетной политике или в виде отдельных документов (регламентов/памяток/инструкций) с перечнем первички, образцами их форм и сроками по конкретным участкам учета <7>. Например, по закупке и/или по продаже товаров/работ/услуг, по расходам на служебные командировки, по представительским расходам. С правилами ознакомьте работников под подпись.

Форму графика документооборота надо разработать самостоятельно. Например, в таком виде (см. с. 79).

Чтобы оптимизировать процесс формирования, получения, поиска и хранения документов, можно рассмотреть полный или частичный переход на электронный документооборот (ЭДО). О том, как это сделать, мы писали в ГК, 2020, N 4, с. 17.

При обмене документами через ЭДО бухгалтерия сможет отслеживать, какие документы уже подписаны и вернулись, а какие находятся в процессе подписания. По опоздавшей первичке можно установить ответственного за своевременное подписание и получение документа, потребовать связаться с контрагентом, чтобы его поторопить.

Совет

Узнать, подключен или нет контрагент к системе ЭДО, можно на сайте ФНС с помощью сервиса "Прозрачный бизнес" (https://www.nalog.gov.ru -> Все сервисы -> Риски бизнеса -> Прозрачный бизнес). Если подключен, ему можно просто направить приглашение об электронном обмене через систему ЭДО.

Если вы собираетесь обмениваться электронными документами с контрагентами, заключите с ними отдельное соглашение, допсоглашение к договору или предусмотрите в договоре отдельный раздел о применении ЭДО. В соглашении должно содержаться следующее <8>:

- информация об электронной подписи и порядке ее проверки, если используется простая или неквалифицированная подпись;

- перечень применяемых электронных документов, их формы и форматы;

- способы подтверждения отправления и получения электронных документов;

- информация о возможности использования ЭДО наряду с бумажным документооборотом (при частичном ЭДО);

- перечень и полномочия ответственных лиц, подписывающих ЭД.

Если у вас запросит документы ИФНС, то соглашение с контрагентами о применении ЭП потребуется приложить к комплекту ЭД, подписанных простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, которые вы представляете в налоговую <9>.

--------------------------------

<7> пп. 2, 4 ПБУ 1/2008; п. 29 ФСБУ 27/2021.

<8> ст. 5, ч. 2 ст. 6, статьи 10, 11 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

<9> Письмо ФНС от 10.04.2020 N ЕА-4-15/6118@.

Устранение ошибок при обмене документами с контрагентами

При получении первички от контрагента ее надо внимательно проверить. И если обнаружатся ошибки, вернуть документы ему на переделку. О том, какие ошибки/неточности надо обязательно исправлять, а какие можно оставить без корректировок, мы писали в ГК, 2023, N 4, с. 87; 2021, N 20, с. 38.

Запросы на корректировку документов могут поступать и от контрагента. И даже если рисков при принятии к учету документа с ошибкой нет (например, когда документация не является первичкой или ошибка допущена в необязательных реквизитах), автоматом отказывать контрагенту в переделке не стоит.

Например, если вы отправили контрагенту счет на оплату, а в ответ вместо оплаты получили запрос исправить номер и дату в счете. Допустим, из-за настроек в бухгалтерской программе эти реквизиты ошибочно указали латинскими буквами и цифрами. В этом случае переделывать документ необязательно. Можно сослаться на то, что счет не является первичным документом, он не подтверждает факт оплаты. И на его основании никакую хозяйственную операцию отражать не надо.

Вместе с тем если бухгалтерские документы выставлены на иностранном языке, то по законодательству надо сделать перевод на русский язык <10>. Вы можете это сделать собственными силами (не привлекая стороннего переводчика), определив лицо, ответственное за перевод первички. И закрепить его обязанность по переводу, например, в должностной инструкции <11>.

Чтобы избежать споров с контрагентом, лучше всего переделать счет, тем более если в договоре имеется условие об оплате именно на основании счета. В этом случае без счета нет оснований требовать оплаты.

Или, например, вы выставили контрагенту счет-фактуру на аванс, а в строке 5 "К платежно-расчетному документу" указали дату в неверном формате. Контрагент попросил переделать счет-фактуру. В этом случае налоговых рисков ни у кого из сторон сделки нет. На вычет НДС формат даты не повлияет. Подобные недочеты существенными не считаются <12>. Они не помешают контролирующим органам идентифицировать стороны, наименование и стоимость сделки, сумму НДС, налоговую ставку <13>. Поэтому и переделывать счет-фактуру необязательно.

Вместе с тем просьба контрагента не противоречит законодательству. А согласно общим требованиям к оформлению документов дату надо записывать одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой, например 05.06.2016, или словесно-цифровым способом - 5 июня 2016 г. <14>

И кроме того, формат даты в электронном счете-фактуре, в том числе формат даты платежно-расчетного документа, установлен как "ДД.ММ.ГГГГ" <15>. Поэтому документ лучше исправить.

К сведению

Об "опасных" реквизитах, на которые надо обратить внимание при формировании акта об оказании услуг, мы писали: 2023, N 4, с. 87.

Чек-лист для бухгалтера по проверке правильности заполнения товарной накладной вы найдете: 2021, N 20, с. 38.

--------------------------------

<10> п. 5 ФСБУ 27/2021.

<11> п. 5 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 N ИС-учет-33; Письма Минфина от 29.04.2019 N 03-03-06/1/31506, от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202.

<12> Письмо ФНС от 01.09.2023 N ЕА-4-15/11188@.

<13> п. 2 ст. 169 НК РФ.

<14> п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.

<15> табл. 5.6 приложения N 1 к Приказу ФНС от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@.

Ответственность за несвоевременное получение первички

Чтобы вовремя получать первичную документацию, важно обеспечить контроль за соблюдением установленных правил документооборота. Для этого надо распределить ответственность за своевременное формирование и представление документов, разделив ее с партнером по сделке и между работниками подразделений организации.

С контрагентами решить вопрос о своевременном получении от них первичной документации можно, определив в договорах порядок и сроки представления документов, последствия за их нарушение. Необходимо предусмотреть ответственность за несвоевременное и неправильное документирование результатов сделки. Например, в виде штрафных санкций или в качестве условия об оплате только после представления документов. Это особенно актуально при заключении сделок, рассчитанных на длительный срок с частым обменом бумагами.

Самой организации (работнику бухгалтерии или работнику другого подразделения, назначенному ответственным) важно контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности, своевременно выявлять отсутствующие документы.

Если проводить ежемесячные сверки с контрагентами, вести контроль за движением задолженности, то снизятся риски непоступления и/или несвоевременного поступления первички в организацию.

Справка

За искажение показателей бухотчетности не привлекут к административной ответственности лицо, которое обязано вести бухучет (директора, главбуха или иное должностное лицо организации), если искажение допущено из-за того, что третьи лица <16>:

- составили первичные документы, не соответствующие фактам хозяйственной жизни организации;

- не передали или несвоевременно передали первичные документы.

В должностных инструкциях работников надо предусмотреть обязанность по соблюдению сроков представления документов со ссылкой на утвержденные правила документооборота.

На своевременное представление первички работников можно замотивировать. Поощрение действует эффективнее уговоров и требований. Например, в положении о премировании установить премии за добросовестное выполнение должностных обязанностей, в том числе за своевременное представление документов в бухгалтерию <17>.

Наряду с этим за неисполнение или ненадлежащее исполнение работниками своих трудовых обязанностей к ним можно применить дисциплинарные взыскания (замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям) <18>. В положении о премировании можно предусмотреть условие о снижении размера премии или депремировании работников, которые привлечены к дисциплинарной ответственности в истекшем периоде <19>.

А вот такие "мотиваторы", как штрафные санкции или понижение зарплаты, к работнику применять нельзя. Это нарушение ТК. Оно предусматривает для работодателя-юрлица административную ответственность в виде штрафа на сумму от 30 000 до 70 000 руб. Для руководителя (ИП) - на сумму от 1 000 до 20 000 руб. <20> А если из зарплаты работника незаконно удержана сумма штрафа за несвоевременное представление первички, то эту сумму придется ему возместить вместе с процентами <21>.

* * *

Если проверяющим не представлены первичные документы, срок хранения которых еще не истек, то организации откажут в признании расходов и в вычете НДС по документально не подтвержденным расходам, доначислят налоговые обязательства и штрафные санкции <22>. По операциям без документов налоговые обязательства начислят расчетным путем <23>.

За грубое нарушение правил учета доходов и расходов организацию также могут привлечь к налоговой ответственности. Штраф составит 10 000 или 30 000 руб., если налоги не занижены. При занижении налоговой базы - 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. <24> Руководителя или главбуха могут оштрафовать на сумму от 5 000 до 10 000 руб. При повторном нарушении - от 10 000 до 20 000 руб. <25>

Оштрафовать организацию могут также за непредставление документов при запросе в ходе проверки на 200 руб. за каждый экземпляр <26>. Руководителя - на сумму от 300 до 500 руб. <27>

--------------------------------

<16> ч. 1, 2 ст. 15.11, п. 1.1 примечания к ст. 15.11 КоАП РФ.

<17> ст. 191 ТК РФ.

<18> ст. 192 ТК РФ.

<19> Письмо Роструда от 18.12.2014 N 3251-6-1.

<20> ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

<21> ст. 236 ТК РФ.

<22> п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ.

<23> подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ.

<24> ст. 120 НК РФ.

<25> ст. 15.11 КоАП РФ.

<26> п. 1 ст. 126 НК РФ.

<27> ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ.

Н.Н. Катаева

Ведущий эксперт

Подписано в печать

06.09.2024