Электронные доказательства в трудовых спорах: используем их с опорой на судебную практику

Электронное взаимодействие с персоналом становится привычной практикой в организациях. Обзор поможет разобраться, какие электронные доказательства могут сыграть на руку работодателю в споре, а какие приведут к проигрышу. Также подскажем, что сделать, чтобы суд принял ваши доказательства.

В каких ситуациях стороны ссылаются на электронные доказательства

Признание отношений трудовыми

Будьте осторожны в электронном общении с тем, в отношении кого не оформили трудовой договор. Пленум Верховного суда назвал переписку сторон по электронной почте одним из показателей наличия трудовых отношений.

Указывать на взаимодействие в качестве работника и работодателя может обсуждение рабочих вопросов в мессенджерах. Такие доказательства принимали:

• Самарский областной суд;
• Омский областной суд;
• Свердловский областной суд.

Опасны для работодателей и СМС-сообщения. На их основе выявляли трудовые отношения Президиум Хабаровского краевого суда, Алтайский краевой суд.

Перевод

Не стоит согласовывать с работником перевод в электронном виде, например через корпоративную систему электронного документооборота. Законодательство не предусматривает подобной формы трудового договора и соглашений к нему. На это указал Мосгорсуд.

Дисциплинарная ответственность

Наказать за нарушение трудового режима поможет электронная система пропусков. Верховный суд Республики Саха (Якутия) поддержал работодателя, который объявил сотруднику выговор за опоздания и преждевременные уходы с работы, сославшись на показания пропускной системы. Сотрудник утверждал, что по табелю учета рабочего времени он отработал полную норму часов. Суд не принял этот довод: время прихода и ухода в табеле не фиксируется. Подобная практика встречается также у Мосгорсуда.

Увольнение по инициативе работника

Не спешите увольнять работника, который прислал заявление по электронной почте. Расторгнуть трудовой договор можно только на основании заявления в письменной форме и на бумажном носителе. Такой вывод делают Верховный суд Республики Коми и Мосгорсуд.

Обратная ситуация происходит с отзывом заявления об увольнении. Мосгорсуд, Президиум Кемеровского областного суда указывают: работник может любым способом сообщить о том, что передумал уходить, в том числе по электронной почте.

Если сомневаетесь, оформлять ли увольнение, лучше уточните у сотрудника его желание.

Сокращение

Уведомлять работника о предстоящим увольнении по электронной почте рискованно. Нижегородский областной суд, Свердловский областной суд считают, что предупреждать о сокращении можно в любой форме. Верховный суд Республики Бурятия не признает электронное письмо надлежащим доказательством уведомления.

Есть риски и в том, чтобы предлагать вакантные должности в электронном виде. Мосгорсуд посчитал, что рассылки персоналу вакансий по корпоративной почте недостаточно, чтобы уведомить о свободных местах тех, кто попал под сокращение. Однако, если указать в письме, как выбрать вакантное место, шансы выиграть спор повышаются. Так, в схожей ситуации Мосгорсуд признал допустимым предложение вакансии на корпоративном портале организации.

Прогул

Учитывайте, что в качестве оправдания прогула работник может сослаться на то, что он согласовал отсутствие в электронном виде. Так, Челябинский областной суд признал переписку с начальником в мессенджере достаточным доказательством договоренности с руководителем о днях отгула. А Саратовский областной суд признал увольнение незаконным из-за отказа организации принять заявление об отгуле по электронной почте. Работнику полагался отпуск как инвалиду. Получив электронное письмо, работодатель обязан был предоставить дни отдыха.

Что поможет усилить позицию в суде

Хотя суды и рассматривают электронные доказательства наравне с остальными, лучше принять меры, которые повысят шанс выиграть спор.

Продублировать на бумаге

Если вы получили от работника документы в электронном виде (отзыв заявления об уходе, объяснения по поводу нарушения дисциплины и другие), попросите продублировать их на бумажном носителе.

То же касается кадровых документов компании, например уведомления о сокращении. Старайтесь оформлять их не только в электронной форме, но и на бумаге.

Заверить нотариально

Чтобы у суда не возникло сомнений в подлинности электронного доказательства, заверьте его у нотариуса.

Установить правила электронной переписки

Закрепите в коллективном договоре или локальном нормативном акте случаи и порядок электронной переписки. Это поможет придать силу вашим доказательствам и защитит от ссылки работника на электронные документы, использовать которые вы не договаривались.

В трудовом договоре укажите электронные адреса, с которых стороны планируют обмениваться сообщения. В случае спора вам не придется доказывать, кому посылали письма.

Документ: Проект федерального закона N 744049-7

Обзор подготовлен специалистами компании «Консультант Плюс»