Безналичные расчеты с подотчетными лицами

Александр Жигачев, 

к. ю. н., налоговый юрист, доцент ФГБОУ ВО «Саратовская государственная юридическая академия»

Индивидуальный предприниматель планирует выдавать денежные средства под отчет работникам в безналичном порядке (на «зарплатные» или иные банковские карты работников) в целях осуществления командировочных расходов, расходов по приобретению товарно-материальных ценностей для работодателя и др. Допустима ли такая форма выдачи денежных средств под отчет? Обязательно ли в данном случае оформлять от работников заявления о выдаче денежных средств под отчет на конкретные цели? 

В нормативных актах урегулирован порядок выдачи работникам под отчет наличных денежных средств (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Выдача денежных средств под отчет работникам в безналичном порядке в нормативных актах прямо не урегулирована, но и не запрещена.

Минфин РФ считает возможной выдачу денежных средств под отчет работникам в безналичном порядке, путем их перечисления на банковские карты работников (письма от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Косвенно эта позиция подтверждается в судебных актах по вопросам взыскания судебных расходов (см., например: Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.09.2016 по делу № А66-6449/2014, Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.07.2016 № 12АП-4514/2016 по делу № А57-10281/2014).

Учитывая позицию Минфина РФ и отсутствие прямого запрета в нормативных актах, выдачу (перечисление) денежных средств под отчет работникам в безналичном порядке можно считать разрешенной операцией.

Однако, повторимся, конкретный порядок для такой операции не установлен.

Соответственно, если работодатель планирует выдавать денежные средства под отчет работникам в безналичной форме, порядок такой выдачи следует урегулировать локальным нормативным актом или распорядительным документом работодателя (например, это может быть положение о выдаче денежных средств под отчет, приказ и др.).

При перечислении денежных средств под отчет работникам важно обозначить, что это не доход работника и не заем работнику, а именно денежные средства под отчет для последующего осуществления операций в интересах работодателя.

В противном случае между работодателем и работником может возникнуть спор о квалификации выданных сумм либо налоговый орган может усмотреть возникновение налогооблагаемого дохода у работника (в виде самой полученной суммы или в виде материальной выгоды при беспро-центном пользовании такой суммой).

Применительно к рассматриваемой ситуации Минфин РФ в Письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 отмечает, что в платежном документе при безналичном перечислении денежных средств работнику важно указать, что это именно подотчетные денежные средства. При этом от работника необходимо получить письменное заявление о перечислении именно подотчетных сумм.

Приведенная позиция Минфина РФ напрямую не следует из законодательства (как мы отметили выше, перечисление денежных средств под отчет работникам в безналичном порядке в нормативных актах вообще не урегулировано).

Тем не менее позиция Минфина РФ представляется логичной, поскольку предложенный Минфином РФ порядок перечисления подотчетных сумм позволяет отграничить их от доходов работников, займов или иных перечислений.

Напротив, несоблюдение этого порядка может повлечь спорную ситуацию при квалификации выплаченных работникам сумм.

В качестве примера можно привести Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.10.2019 № 09АП-49005/2019 по делу № А40-113464/2016, в котором суд не подтвердил позицию о перечислении подотчетных средств, поскольку в платежном документе было указано иное назначение платежа, а заявление о выдаче подотчетных сумм вообще отсутствовало. Понятно, что по факту расходования средств работник должен представить отчет с приложенными подтверждающими документами.

При этом, на наш взгляд, не обязательно, чтобы при осуществлении расходов работник рассчитывался именно с использованием той же карты, на которую ему были перечислены подотчетные средства. Это не имеет принципиального значения для документальной подтвержденности понесенных расходов.

Срок представления работником отчета по выданным в безналичной форме подотчетным суммам установлен только для расходов в связи с командировкой — три рабочих дня по возвращении из командировки (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Этот срок общий, поэтому, полагаем, он применим как при наличной, так и при безналичной форме выдачи подотчетных сумм.

Для других случаев срок представления работником отчета по выданным в безналичной форме подотчетным суммам не установлен.

Соответственно, во избежание возникновения спорных ситуаций, этот срок следует установить в локальном нормативном акте или распорядительном документе работодателя, о которых мы уже упомянули выше.

Исходя из изложенного, можно сформулировать следующие итоговые ответы по поставленным вопросам.

1. Выдачу денежных средств под отчет на «зарплатные» или иные банковские карты работников, по нашему мнению, следует считать разрешенной операцией, учитывая, что в нормативных актах этот вариант не запрещен, при этом Минфин РФ и судебная практика признают такую форму выдачи подотчетных средств допустимой. Однако, учитывая, что в нормативных актах безналичная форма выдачи подотчетных сумм не урегулирована, соответствующее регулирование следует предусматривать в локальном нормативном акте или распорядительном документе работодателя.
2. При безналичной форме выдачи подотчетных сумм следует оформлять письменное заявление от работника о перечислении таких сумм на конкретные цели, а в платежном документе важно указать, что это именно подотчетные денежные средства. В противном случае между работодателем и работником, либо между работодателем и налоговым органом может возникнуть спор о квалификации выданных сумм.
3. Выдача работникам денежных средств под отчет только на основании локального нормативного акта или распорядительного документа работодателя в размере неких заранее лимитированных сумм, без указания конкретных целей на момент выдачи, но с последующим отчетом работника о расходовании средств на конкретные цели в интересах работодателя, — по нашему мнению, рискованный вариант.

В данном случае такие выданные суммы могут быть неверно квалифицированы.

Например, налоговый орган может усмотреть возникновение налогооблагаемого дохода у работника — в виде самой полученной суммы или в виде материальной выгоды при беспроцентном пользовании такой суммой.

И если доказать отсутствие у работника дохода в части самих «лимитированных» подотчетных средств, скорее всего, будет несложно (помогут документы, подтверждающие последующее расходование таких средств в интересах работодателя), то доказать отсутствие у работника материальной выгоды при беспроцентном пользовании денежными средствами будет гораздо сложнее (особенно в ситуациях, когда между выдачей «лимитированных» подотчетных средств и их расходованием пройдет продолжительный период времени).

Для исключения таких рисков следует оформлять письменное заявление от работника о перечислении подотчетных средств на конкретные цели.