Эксплуатация автотранспорта и оформление путевых листов
Елена Строкова,главный эксперт-консультант Управления обучения клиентов ООО «ТЛС-ПРАВО»
Многие организации в своей деятельности используют автотранспорт, как собственный, так и арендованный, и у них появляются расходы, связанные с его использованием. А у бухгалтеров возникают вопросы по оформлению первичных документов по ним и их учету, поскольку помимо требований бухгалтерского и налогового законодательства надо еще учитывать условия нормативных документов, связанных с эксплуатацией автотранспорта. В помощь бухгалтерам рассмотрим наиболее распространенные вопросы по путевым листам. Путевой лист нужен всем, кто эксплуатирует автотранспорт, в том числе для собственных нужд.
Вопрос. Наша торговая организация имеет в собственности один автомобиль, который используется для перемещения товаров со склада в торговые точки, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам. Обязаны ли мы оформлять путевой лист на этот автомобиль?
Ответ. Основными нормативными актами по использованию автотранспорта являются Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Первый устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ, а второй регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта. В статье 6 Устава автомобильного транспорта сказано, что запрещается осуществление перевозок пас- сажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. В исполнение указанной нормы Минтранс России издал Приказ от 18.09.2008 № 152, в котором утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения. При этом в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 четко сказано, что его обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть здесь об оказании услуг по перевозке речи уже нет. Таким образом, этот Приказ фактически расширил круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта. Получается, что эксплуатация любого транспортного средства организации должно оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).
При аренде автомобиля без экипажа путевые листы надо оформлять арендатору
Вопрос. Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?
Ответ. По гражданскому законодательству аренда транспортного средства может осуществляться с экипажем, что в свою очередь предусматривает предоставление услуг по управлению и технической эксплуатации (ст. ст. 632—641 ГК РФ) и без экипажа (ст. ст. 642—649 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ. Наличие путевого листа, содержащего обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152, является фактическим подтверждением использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом путевой лист является одним из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле «Организация» проставляются сведения о владельце машины, в данной ситуации об арендаторе, его наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).
Путевой лист может быть выписан не только на один день
Вопрос. Правильно ли считать, что с 01.03.2019 года нельзя оформлять путевой лист со сроком более одного дня, например, на месяц?
Ответ. Действующая редакция Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 предусматривает оформление путевого листа либо на рабочий день, либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. При этом Минтранс России в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ сказал, что в этой редакции срок действия путевого листа не регламентирован, а п. 4 этого документа так же как и раньше определяет срок действия путевого листа, в течение которого путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован. Таким образом, путевой лист все же может быть оформлен на период, превышающий один день. Главное, по мнению Минтранса России, в оформлении путевого листа заключается либо в создании нового путевого листа, либо в проставлении в уже созданном путевом листе следующих обязательных реквизитов (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ):
- показания одометра транспортного средства при его выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства;
- дата и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
- дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
Госкомстатовские бланки путевых листов не отвечают требованиям Минтранса
Вопрос. Наша компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля проставлять дополнительно в таких путевых листах?
Ответ. Действительно, в бланках путевых листов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств. Например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен», причем за подписью механика, а не контролера (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Тогда как должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, а также текст «контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).
Таким образом, использование типовых форм путевых листов влечет нарушение нормативных требований. Поэтому унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами. При этом путевые листы могут быть составлены компанией и в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).
Дистанционные предрейсовые медосмотры водителей вне закона
Вопрос. Наша организация проводит удаленные предрейсовые медосмотры водителей в дистанционном режиме при помощи компьютера, специального терминала с алкотестером, тонометра и веб-камеры. Законен ли такой вид медицинского осмотра?
Ответ. По мнению Роструда, проведение предрейсовых медосмотров дистанционным способом действующим законодательством не предусмотрено (Письмо Роструда от 03.10.2018 № ПГ/31740-03-3).
На сайте https://онлайнинспекция.рф/ говорится, что дистанционно можно провести лишь некоторые манипуляции, входящие в предрейсовый медосмотр, и невозможности сделать осмотр кожных покровов, состояния слизистых глаз и склер, состояния зрачков и их реакции на свет (https://онлайнинспекция.рф/questio№s/view/103042).
Суды также отмечают, что прохождение предрейсовых медосмотров с использованием телемедицинских технологий удаленным способом не соответствует положениям Федерального закона от 10.12.1995 № 196 «О безопасности дорожного движения», что фактически свидетельствует о неисполнении предприятием обязанности по его прохождению (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2018 № 05АП-7137/2018).
Таким образом, если проводить предрейсовые медосмотры водителей дистанционно, то контролирующие органы скорее всего расценят это как допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке такого медосмотра и привлекут к ответственности, предусмотренной ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ, в виде штрафа:
- организацию — от 110 до 130 тыс. руб.;
- руководителя — от 15 до 25 тыс. руб.
Вопрос. В организации генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам. Нужно ли ему проходить предрейсовый медосмотр?
Ответ. В соответствии с абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителя транспортного средства. По мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
При этом есть и противоположное мнение судов, которые говорят о том, что предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителя, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителя (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).
Поэтому, исходя из сказанного, безопаснее проводить предрейсовые медосмотры и в отношении работников, управляющих автомобилем и принятых на работу не в качестве водителя, например, на должность генерального директора.
Маршрут следования автомобиля в путевом листе подтвердит экономическую обоснованность его использования и списание по нему ГСМ
Вопрос. При выездной проверке нашей организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием конкретного маршрута следования автомобиля в путевом листе. Могут ли такие путевые листы подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?
Ответ. Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не относит к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства.
Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
Судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и указывают, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить об обоснованности расходов на ГСМ (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015).
Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ и они не являются обязательным реквизитом путевого листа (постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10). Поэтому в целях предотвращения риска исключения из состава налоговых расходов затрат на приобретение ГСМ при налоговой проверке для подтверждения использования автомобиля в производственных целях следует составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля.
Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, не обязательны
Вопрос. Пунктом 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенными в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, предусмотрено, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Обязательны ли эти нормы для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?
Ответ. Да, указанный п. 3 в Минтрансовских нормах продолжает быть с таким текстом, несмотря на то, что по результатам экспертизы Минэкономразвития России из него исключено упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).
Применение организациями Минтрансовских Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» не является обязательным.
Об этом не раз говорилось в разъяснениях Минфина, который признает право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (письма Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).
Таким образом, организации могут использовать как Минтрансовские нормы, так и собственные нормы расхода ГСМ, не забывая о выбранном варианте прописать в своей учетной политике. Если организация использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя организации. Разработать их можно различными способами, к примеру, на основании (письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321):
- заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
- данных технической документации автотранспорта;
- информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
- актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.