Готовимся к новогодней корпоративной вечеринке

Ирина Наумова,
ведущий эксперт-консультант по налогообложению ЗАО «ТЛС-ГРУП»

Как правильно списать расходы?

Отмечать Новый год стало доброй традицией уже в каждой компании. Как и на что потратить деньги в новогодние праздники — зависит от финансовых возможностей организации. Дополнительные приятные хлопоты, посвященные подготовке к празднованию с коллегами по работе, прибавят работы бухгалтерам. К праздничным расходам относятся затраты на поздравления сотрудников, подарки, аренду помещения, покупку продуктов для застолья, обслуживание банкета, рассылку поздравлений партнерам, украшение офиса и здания, оплату культурно-развлекательной программы и многое другое. Независимо от потраченных сумм руководство компании захочет минимизировать налоговую нагрузку на проведение праздника. Мы рассмотрим, как правильно классифицировать и оформить расходы на корпоративное мероприятие, как отразить проведение праздника в налоговом учете.

Официальное мнение, изложенное в Письме Минфина России от 11.09.2006 № 03-03-04/2/206, не изменилось — для целей налогообложения прибыли затраты, связанные с проведением новогоднего вечера, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Они не соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, поскольку экономически неоправданны и не направлены на получение дохода (п. 49 ст. 270 НК РФ). Как представительские расходы учесть их тоже нельзя — ведь к представительским относятся расходы на проведение официального приема с целью установить или поддержать партнерские отношения с контрагентами. Расходы на организацию развлечений и отдыха работников к представительским расходам не относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Задолго до начала празднования необходимо составить ряд документов. Заметим, что НК РФ не содержит необходимого перечня, однако чем больше документов будет представлено проверяющим, тем меньше возможностей для претензий о необоснованности расходов.

Как правило, праздники в коллективе проводятся за счет чистой прибыли, а для ее использования необходимо письменное согласие учредителей. Для решения вопроса об использовании нераспределенной прибыли прошлых лет должно пройти собрание всех акционеров (подп. 11 п. 1 ст. 48 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах») или всех участников ООО (п. 1 ст. 28 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

По итогам заседания составляется протокол в произвольной форме, где фиксируется решение об использовании нераспределенной прибыли на проведение праздника. Выписка из решения должна содержать вопрос повестки, результаты голосования и постановление о том, что «необходимо направить часть прибыли, полученной за (указать) финансовый год, в сумме (указать) рублей, на организацию праздничных мероприятий, в том числе на празднование Нового года».

Оплачивать корпоратив можно и из прибыли текущего года. Для этого не требуется решение учредителей, но соответствующие полномочия должен иметь руководитель компании. Тогда решение о выделении денег оформляется его приказом.

Приказ в произвольной форме необходим в любом случае, даже при наличии решения учредителей. В нем должны быть указаны: дата и место проведения мероприятия, обоснование, список сотрудников, список гостей, программа праздника, ответственные за организацию вечера.

Предварительные подсчеты предстоящих расходов необходимо свести в смету с указанием величины затрат по каждой статье: аренда помещения, услуги ведущих праздник, угощение приглашенных, оформление помещения и т. д.

В зависимости от того, своими силами или специализированной фирмой организуется праздник, бухгалтерия выдает деньги под отчет или оплачивает счета.

Фактическая сумма расходов определяется на основании акта или протокола, который в произвольной форме составляет ответственный за проведение праздника. В целях контроля за соблюдением внутренней финансовой дисциплины необходимо приложить к акту оправдательные документы (накладные, акты, кассовые и товарные чеки и т. д.). При необходимости нужен отчет по представительским расходам. Бухгалтеру необходимо составить справку, а также зафиксировать в налоговых регистрах расчет, на основании которого 4% ФОТ спишутся в расходы компании, остальная сумма не будет уменьшать налогооблагаемую прибыль. Если праздничный вечер был организован приглашенной специализированной фирмой, необходимо приложить договор.

Как правило, нам хочется расходы на проведение праздника «подтянуть» к какому-либо виду расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Многие фирмы учитывают расходы в качестве представительских, оформляя банкет как деловую встречу с партнерами по бизнесу. Нужно иметь в виду, что сомнения возникают у проверяющих, когда они видят дату и список приглашенных. Но мало пригласить на банкет деловых партнеров — цель мероприятия (установление и поддержание делового сотрудничества) должна подтверждаться документами. Для усиления доказательной базы можно заключить договоры намерения с потенциальными контрагентами или договоры, подтверждающие продолжение работы, соглашение о сотрудничестве. Это подтвердит, что расходы фирма направила на получение прибыли в дальнейшем. Однако вы должны сами оценить риски и принять решение, каким образом списать расходы на проведение новогодней вечеринки, ведь такие нетипичные расходы проверяются особенно.

Но есть шанс отстоять свою правоту в суде. Судебная практика по вопросам списания расходов на праздничные вечера довольно обширная и часто (но не всегда!) поддерживает налогоплательщиков.

В бухучете представительские затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») в сумме фактически произведенных затрат, а в налоговом учете нормируются и не должны превышать 4% ФОТ (п. 2 ст. 264 НК РФ). В случае превышения этой нормы возникает постоянная разница (п. 4 ПБУ 18/02) и в соответствии с п. 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» необходимо начислить постоянное налоговое обязательство, отражаемое по дебету счета 99 в корреспонденции со счетом 68. Не следует забывать, что необходимо вести раздельный учет расходов на проведение банкета для сотрудников и переговоров с приглашенными лицами. Документы на обслуживание тех и других нужно оформлять отдельно. Списание праздничных расходов как представительских не только рискованно, но и хлопотно, необходимо составить довольно большое количество подтверждающих документов. Это решение (приказ) о проведении переговоров, план мероприятия (сроки, место, состав участников, цель, размещение, транспорт, питание, ответственные лица), протокол по результатам, смета, доказательства присутствия второй стороны.

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ суммы НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, подлежат вычету. Налог по представительским расходам сверх норм принять к вычету нельзя.

Неудачной может оказаться попытка включения расходов на проведение выездных корпоративных встреч в состав расходов, предусмотренных подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ, т. е. как расходов на консультационные и иные аналогичные услуги (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72985).

Поговорим о празднике, не замаскированном ни подо что. Если говорить о банкете для своих сотрудников, то НДС по этим затратам (не учитываемым при налогообложении прибыли) не принимается к вычету. Это объясняется тем, что в этом случае товары и услуги приобретаются для деятельности, не облагаемой НДС, поскольку при проведении массовых мероприятий для работников отсутствует факт реализации товаров (услуг) или прав собственности на них. При этом НДС не начисляется. Праздничные расходы нельзя признать и реализацией для собственных нужд, ведь при такой передаче товары должны передаваться самой организации или ее подразделениям, а не работникам или третьим лицам (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Однако можно встретить консультации, содержащие другую точку зрения. Проведение банкета за счет организации рассматривается как безвозмездное оказание услуг работникам, в этом случае необходимо начислить НДС на переданные услуги по проведению новогоднего банкета. Тогда можно и принять входной НДС к вычету на основании подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ. Однако контролирующие органы зачастую связывают право на вычет с расходами. Судебная практика неоднозначна.

Что касается мелочей, раздаваемых на празднике, то при стоимости единицы подарка менее 100 руб. можно руководствоваться подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ. Такие операции освобождаются от НДС, но в этом случае фирме придется доказать, что товары передаются контрагентам в рекламных целях. Можно ли отнести сюда предметы для украшения помещения к празднику — решайте сами.

Празднование Нового года, безусловно, предполагает угощение сотрудников. В соответствии с подп. 1 п. 2. ст. 211 НК РФ стоимость бесплатного питания считается доходом работника в натуральной форме и включается в налоговую базу по НДФЛ. Однако учет НДФЛ является персонифицированным, т. е. должен рассчитываться с дохода каждого сотрудника (ст. 41 НК РФ). Но трудно сказать, какой доход возник у каждого сотрудника, если смета составлялась на мероприятие в целом и предусматривала шведский или банкетный стол, а не количество порций по списку и распределение всех услуг. Рассчитать сумму дохода на таком мероприятии, как корпоративный праздник, практически невозможно, ведь он включает в себя не только питание сотрудников, но и развлекательные мероприятия. Участвуя в них, сотрудники тоже получают доходы в натуральной форме. Если нет возможности персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым из участников мероприятия, значит, нет дохода, подлежащего обложению НДФЛ.

Эту позицию поддерживает Минфин России в Письме от 15.04.2008 № 03-04-06-01/86. В то же время, если выгода сотрудника очевидна, организация должна обеспечить индивидуальный учет доходов каждого. Поэтому лучше не указывать в документах (актах, счетах, договорах) сумму в расчете на одного человека, а указывать все расходы одной суммой. НК РФ не предусматривает возможности определения налоговой базы по НДФЛ расчетным путем.

Аналогичный вывод можно сделать и в отношении облагаемой базы по страховым взносам. Объекта обложения взносами нет, если определить конкретный расход на вечер по каждому сотруднику невозможно.

Если вы планируете провести праздник в пансионате или другом месте, где необходима регистрация участников, то вполне реально определить стоимость проживания каждого человека. Тогда необходимо определить доход каждого сотрудника и исчислить с этой суммы НДФЛ.

Отдельно следует рассмотреть вопрос уплаты НДФЛ в случае приглашения для проведения праздника артистов и ведущих. С ними, как правило, заключается гражданско-правовой договор, на основании которого выплачивается вознаграждение. В налоговом учете прибыли эта сумма признаваться не будет (п. 1 ст. 252 НК РФ), а НДФЛ с гонорара зависит от статуса физического лица. В этом случае у организации возникают обязанности налогового агента.

Если это индивидуальный предприниматель и предоставлено свидетельство об этом, то НДФЛ удерживать не надо, сведения о своих доходах он должен подать в свою ИФНС самостоятельно (подп. 1 п. 1 ст. 224 НК РФ).

Страховые взносы в фиксированной сумме он также должен уплатить самостоятельно, исходя из стоимости страхового года (ч. 1 ст. 14 и ч. 1 ст. 16 Закона № 212-ФЗ). Взносы по травматизму с вознаграждения уплачивать не нужно, если это не оговаривается условиями заключенного гражданско-правового договора (п. 1 ст. 5 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний»).

Если исполнитель выступает как физическое лицо, ему нужно предоставить профессиональный налоговый вычет (п. 3 ст. 210 и п. 2 ст. 221 НК РФ).

Для получения вычета артист должен подать в вашу бухгалтерию письменное заявление и приложить к нему соответствующие документы, сумму гонорара следует включить в налогооблагаемую базу по НДФЛ в день его выплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ). Если документов, подтверждающих расходы, у артиста нет, вычет ему нужно предоставить в размере 20% суммы гонорара (п. 3 ст. 221 НК РФ). Кроме того, необходимо начислить страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование, взносы на обязательное медицинское страхование не начисляются (ст. 7 и п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

В случае приглашения на праздник артиста, который не является резидентом, вычеты ему не предоставляются и налог удерживается по ставке 30% (п. 4 ст. 210 НК РФ и Письмо Минфина России от 02.12.2009 № 03-04-05-01/846, ст. 224 НК РФ). Страховые взносы иностранным гражданам начисляются на гонорар только в том случае, если артист имеет статус постоянно или временно проживающего в России (п. 15 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Стало традицией встречать Новый год в праздничной обстановке. Средства, потраченные на это, можно учесть двумя способами.Если при оформлении помещения и витрин вы используете фирменную символику или продаваемые товары — это рекламные расходы, они не нормируются, их можно учесть при расчете базы по налогу на прибыль в полной сумме (п. 4 ст. 264 НК РФ).

Если в распоряжении о приобретении (в локальном нормативном акте) есть ссылка на требования местных властей (например, в Москве или Санкт-Петербурге) — это поможет обосновать экономическую целесообразность и списать такие расходы как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление ФАС МО от 25.11.2009 № КА-А40/12070-09). Украшения офиса сложно отнести к рекламным расходам — реклама предназначена для неопределенного круга лиц (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе»), но зато в офисе бывают клиенты и партнеры по бизнесу. Украшение улучшает впечатление от вашей организации, способствует формированию положительного имиджа, повышает привлекательность, а кроме того, давно стало обычаем делового оборота. Хорошо было бы закрепить эти положения в приказе о маркетинговой политике организации.

Если организация является плательщиком НДС, сумма входного налога, уплаченная при покупке материалов, необходимых для оформления, на основании счета-фактуры по таким расходам может быть принята к вычету (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ). Ведь украшения приобретались с целью увеличения реализации товаров и услуг, т. е. для операций, облагаемых НДС.

Те помещения, в которых не бывает клиентов, вам придется украсить своими силами и за свой счет, но это в любом случае будут очень приятные предпраздничные хлопоты.
К рекламным расходам также в некоторых случаях можно отнести праздничные поздравления как коллег по работе, так и партнеров по бизнесу. Широкую известность получило Постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.09.2010 № А26-12427/2009, судьи посчитали обоснованными расходы на подготовку и проведение радио- и телеэфира, в котором звучали персональные поздравления в адрес работников. Наряду с поздравлениями прозвучала информация с приглашением к сотрудничеству и новости о деятельности предприятия. Последние два сообщения были предназначены для неопределенного круга лиц и направлены на привлечение внимания к деятельности организации, на этом основании суд признал оплату стоимости видеороликов и радиосообщений расходами на рекламу.

О правомерности отнесения к расходам, уменьшающим прибыль, затрат на изготовление поздравительных открыток, также говорится в упомянутом выше Постановлении.

Признакам сувенирной продукции соответствуют открытки, на лицевой части которых размещен логотип организации, поздравление от имени руководителя нанесено типографским способом, не содержится указания на конкретного адресата. Получателя такой открытки заранее (при изготовлении) определить невозможно, поэтому их следует квалифицировать как рекламную продукцию.

Однако нельзя считать рекламой расходы на изготовление и безвозмездное распространение праздничных открыток посредством почтовой рассылки по адресным базам предприятий, поскольку она не предназначена неопределенному кругу лиц. Но это не препятствует признать их прочими расходами в соответствии с подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, если они экономически обоснованы и документально подтверждены, а также произведены для деятельности, направленной на получение дохода (содержат информацию о фирме).