Готовимся к очередному (годовому) общему собранию ООО
Так ли важно уведомление о проведении общего собрания ООО? Как должным образом оформить дополнение повестки дня собрания? Чем может обернуться несерьезный подход к регистрации участников общего собрания ООО?
Каждое общество в начале года обязано проводить общее собрание. Порядок созыва, проведения общего собрания ООО изложен в статьях с 34 по 38 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.1998 г. «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО). Этот порядок кажется достаточно прозрачным и простым. Однако, учитывая, что законодательство не регламентирует некоторые важные вопросы, у юристов и руководителей возникают проблемы, связанные с практической реализацией указанных норм законодательства.
Эта статья посвящена практическим вопросам, ответы на которые Закон об ООО или не содержит вовсе, или раскрывает недостаточно полно.
Созыв общего собрания
Процедура созыва общего собрания включает в себя: определение повестки дня, определение даты и времени проведения собрания, подготовку документов для ознакомления участниками до проведения собрания, составление и рассылка (вручение) уведомлений о проведении общего собрания участникам общества.
Формирование первоначальной повестки дня осуществляется исполнительным органом общества.
В соответствии со ст. 32 и 34 Закона об ООО созыв общего собрания общества может осуществляться единоличным исполнительным органом общества или советом директоров (наблюдательным советом), что определяется уставом общества.
Обязательными пунктами повестки дня очередного (годового) общего собрания общества являются: утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов; принятие решения о распределении чистой прибыли общества между участниками общества. Другие вопросы, отнесенные ст. 33 Закона об ООО и уставом общества к компетенции общего собрания, также могут решаться на очередном общем собрании, что должно быть отражено в повестке дня.
Следует сказать, что п. 2 ст. 36 Закона об ООО дает участникам общества возможность влиять на формирование повестки дня. После получения участником уведомления о проведении общего собрания (о порядке направления уведомлений будет сказано ниже), но не позднее 15 календарных дней до даты проведения собрания, указанной в уведомлении, участник имеет право внести предложение о дополнении в повестку дня (с тем, чтобы лицо, созывающее собрание успело уведомить других участников о дополнениях в повестку).
Закон не расшифровывает подробно порядок внесения указанных предложений. Поэтому в данном случае участникам следует ориентироваться на сложившуюся деловую и судебную практику.
Предложение по дополнению повестки дня следует оформить в письменном виде, и передать его лицу, созывающему собрание, под роспись, либо отправить по месту нахождения общества по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
Если участник выбирает второй путь, отправить свои предложения ему следует как можно раньше. Дело в том, что несвоевременное получение лицом, организующим собрание, отправленного по почте предложения о дополнении повестки дня, не влечет признание недействительным решения общего собрания по иным вопросам, включенным в повестку (см., например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2007 по делу № А56-36319/2005).
Следующим шагом в ходе организации общего собрания должна быть подготовка информации и материалов, которые должны быть представлены участникам общества до общего собрания.
Пункт 3 ст. 36 Закона об ООО к таким материалам относит, например, годовой отчет общества, заключение ревизионной комиссии и т.д. В случае если в повестке дня значатся иные вопросы, кроме утверждения годового отчета и распределения прибыли, лицо, созывающее собрание, готовит соответствующие материалы по этим вопросам.
Подготовленные материалы подлежат передаче участникам вместе с уведомлением о проведении общего собрания. Однако в уставе общества может быть предусмотрен и иной порядок ознакомления с материалами, например, по месту нахождения общества. Лицо, созывающее собрание, обязано обеспечить участникам доступ в любое время в соответствии с правилами, предусмотренными в уставе, к материалам и информации по вопросам, включенным в повестку дня, в рабочее время в помещении общества. Обратите внимание, что общество обязано применять подобный порядок только в случае, если это прямо предусмотрено его уставом.
После подготовки материалов и информации по повестке дня, всем участникам общества рассылаются уведомления о проведении общего собрания.
Статьей 36 Закона об ООО предусмотрено, что лицо, созывающее общее собрание участников общества, обязано не позднее чем за 30 дней до его проведения уведомить об этом каждого участника общества заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества, или иным способом, предусмотренным уставом общества. В уведомлении должны быть указаны время и место проведения общего собрания участников общества, а также предлагаемая повестка дня.
Надлежащее уведомление всех участников о проведении собрания чрезвычайно важно, поскольку отсутствие участника общества на общем собрании по причине неуведомления о его проведении может служить основанием для признания решений, принятых на этом собрании, недействительными (см., например, Постановления ФАС Центрального округа от 09.07.2010 по делу № А62-9434/2009, ФАС Московского округа от 23.06.2009 № КГ-А40/5477-09).
Случается так, что когда надлежаще уведомленный участник общества фактически не получает уведомления, а в суде настаивает на том, что общество знало и другой его адрес.
Судьи в таких ситуациях исходят из того, что если лицо, созывающее собрание, знало или должно было знать адрес фактического проживания участника, уведомление должно было быть направлено, в том числе, и по этому адресу (см., например, Постановления ФАС Дальневосточного округа от 06.02.2007, 30.01.2007 № Ф03-А04/06-1/5098, ФАС Волго-Вятского округа от 19.12.2006 по делу № А38-6902-1/575-2005(А38-6902-1/12-2006), ФАС Северо-Западного округа от 29.07.2008 по делу № А42-4738/2007).
В случае если ответчик (которым в подобных спорах является само общество) в ходе судебного разбирательства сможет подтвердить, что уведомление было отправлено участнику по единственному известному обществу адресу, однако участник уклонился от его получения, либо письмо с уведомлением было возвращено обществу с отметкой «за истечением срока хранения», участник будет признан уведомленным надлежащим образом (см, например, Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 08.06.2009 по делу № А31-3359/2006-21, Десятого арбитражного апелляционного суда от 19.07.2010 по делу № А41-2416/09).
В соответствии с положениями п. 2 ст. 43 Закона об ООО истцу также будет отказано в удовлетворении требования о признании решения недействительным если суд придет к выводу, что спорное решение не повлекло причинения истцу реальных убытков, или что истец не мог повлиять на результат голосования (см., например, Постановления ФАС Московского округа от 21.01.2010 № КГ-А40/15228-09,2, ФАС Уральского округа от 27.10.2009 № Ф09-8133/09-С4).
Проведение общего собрания
Общее собрание начинается с регистрации прибывших участников.
Порядок регистрации четко Законом об ООО не регламентирован. Однако к настоящему времени сложилась определенная практика проведения регистрации и оформления регистрационных документов.
Если в обществе более 4–5 участников, регистрацию целесообразно оформлять отдельным регистрационным листом. В регистрационном листе следует указать данные о дате, месте и времени проведения общего собрания, о времени регистрации (например: «с 12.00 по 12.30»), а также сведения о прибывших участниках.
В отношении участников — физических лиц указываются: фамилии, имена, отчества, паспортные данные, место жительства (регистрации), размер доли в уставном капитале. Если участник направил на общее собрание своего представителя, также указываются данные этого представителя.
В отношении участников — юридических лиц в регистрационном листе отражаются: наименование юридического лица, его юридический адрес, ИНН, размер доли в уставном капитале. Также обязательно следует указать данные представителя юридического лица, прибывшего на собрание: его ФИО, паспортные данные, информацию о полномочиях представителя (действующий по доверенности или имеющий право действовать без доверенности), о представленных документах (копиях документов), подтверждающих его полномочия (доверенность, протокол общего собрания о назначении на должность исполнительного органа и т.п.). Указанные документы или их копии следует приложить к регистрационному листу.
Лицам, пришедшим на общее собрание, следует расписаться в регистрационном листе. Если участник отказывается расписываться, можно рекомендовать сделать об этом в регистрационном листе отдельную запись, удостоверенную лицом, созывающим собрание, другими участниками или иными лицами, присутствующими на собрании.
Если в обществе не более 5 участников, данные о регистрации можно отразить непосредственно в протоколе, не оформляя отдельного регистрационного листа. При этом в протоколе следует отразить те же сведения об участниках, какие указываются в регистрационном листе. Рекомендуем читателям относиться к процедуре регистрации с должной серьезностью.
Весь процесс проведения общего собрания, а также принятые на нем решения закрепляются в протоколе общего собрания участников общества.
Говоря о протоколе общего собрания, ст. 37 Закона об ООО устанавливает, что ведение его осуществляется исполнительным органом общества, копия протокола в течение 10 дней с момента проведения общего собрания направляется всем участникам общества, а сам протокол подшивается в книгу протоколов. Закон об ООО не содержит требований к форме и порядку оформления протокола. Поэтому участники, так же, как и в случае с регистрационным листом, вправе самостоятельно определить, каким образом они будут оформлять протокол общего собрания.
Исходя из сложившейся практики, можно рекомендовать отразить в протоколе следующие сведения.
В первую очередь указываются место, дата и время проведения общего собрания. Отдельно следует указать дату изготовления прокола, даже если протокол составляется в день проведения собрания.
Если на собрании не оформляется отдельный регистрационный лист, в протоколе следует отразить сведения о регистрации участников. Кроме того, отдельно следует указать количество зарегистрированных участников, с тем чтобы определить наличие или отсутствие кворума для принятия решений по вопросам повестки дня.
В протоколе должна быть отражена повестка дня собрания, совпадающая с повесткой, о которой были уведомлены участники общества.
Исключение из этого правила пункт 7 ст. 37 Закона об ООО делает только для случаев, когда на собрании присутствуют все участники.
Также в протоколе должны быть указаны сведения об избрании председательствующего на общем собрании и о назначении секретаря собрания.
Далее в протоколе отражаются обсуждение и голосование по вопросам повестки дня. Обязательно следует указать, кто выступал по каждому из вопросов, какие предложения делались, как прошло голосование, какое решение в итоге по вопросу принято. Учитывая, что специальных требований Закон не содержит, в протоколе могут быть отражены общие сведения о голосовании (N% голосов — «за», Y% голосов — «против»). Также, учитывая, что в соответствии с п. 10 ст. 37 Закона об ООО голосование на общем собрании общества является открытым, если иное не предусмотрено уставом, в протоколе можно зафиксировать детально, кто из участников как проголосовал по каждому из вопросов (участник AA, доля в уставном капитале Y% — «за», участник BB, доля в уставном капитале X% — «против»).
По сложившейся практике подписывают протокол общего собрания председательствующий и секретарь общего собрания. Однако участники общества могут утвердить и иной порядок подписания протокола.
Закон об ООО не содержит практически никаких требований к оформлению указанных документов. Соответственно, протокол или регистрационный лист может быть оформлен как в порядке, описанном выше, так и в ином порядке — по желанию участников или лиц, ответственных за оформление указанных документов.
Если участники хотят закрепить определенный порядок оформления документов (их форму, сроки оформления, правила подписания, сшивания и т.п.), они имеют право это сделать, утвердив соответствующий порядок на общем собрании. При этом оформление протокола не в соответствии с утвержденным на общем собрании порядком, не будет основанием для признания решения, зафиксированного в этом протоколе, недействительным.
Однако смысл в утверждении порядка оформления протокола и регистрационного листа, есть. Например, в случае, подделки протокола (отражения в нем решений, не принимавшихся на общем собрании, искажения итогов голосования и т.п.), факт оформления протокола не по правилам, закрепленным общим собранием (отсутствие на нем подписей участников, нарушение порядка сшивания и т.п.) может служить дополнительным доказательством подложности такого протокола.
Грамотная регламентация правил документального оформления результатов общего собрания даст дополнительную возможность участникам общества защитить свои права при подлоге, подделке протокола общего собрания.