Консультант Плюс: работаем комфортно и эффективно
Наши пользователи знают, что КонсультантПлюс является крупнейшим в России банком правовой информации — сегодня в системе уже более 11 миллионов документов. Как эффективно работать с таким огромным массивом информации, выделяя и выбирая то, что нужно именно вам? Сегодня своим опытом с вами делятся наши персонажи: бухгалтер Ирина Викторовна, специалист по кадрам Юлия и юрист Юрий. Надеемся, что и начинающие, и «продвинутые» пользователи КонсультантПлюс найдут для себя интересные и полезные приемы работы с системой.
Все по полочкам: ваша записная книжка
Ирина Викторовна, бухгалтер. Раньше я каждый найденный в КонсультантПлюс нужный документ старалась распечатать. Но на семинаре в «ТЛС-ГРУП» я узнала о возможности ставить закладки в документах и решила ее использовать. По натуре я человек очень аккуратный, люблю порядок во всем, поэтому я сразу стала систематизировать информацию — создавать папки с соответствующими названиями и помещать каждую закладку в свою папку. Например, после выхода Постановления Правительства РФ № 1137 по счетам-фактурам было выпущено много разных разъяснений Минфина и ФНС. Все эти письма у меня собраны в папку «Счет-фактура», я точно знаю, что они всегда у меня под рукой. Сюда же я поместила пару интересных статей по корректировочным счетам-фактурам и поставила закладку на «Практическое пособие по НДС» из моего любимого «Путеводителя по налогам». Вот как выглядит моя «записная книжка».
Советы пользователю
Как установить закладку на документ?
Шаг 1. Откройте документ и установите курсор на нужном фрагменте. Нажмите на «Панели быстрого доступа» кнопку «Добавить».
Шаг 2. В открывшемся окне «Добавить в Избранное» выберите вкладку «Закладки и Документы». Здесь по желанию вы можете дать название вашей закладке (по умолчанию в качестве названия система использует фрагмент текста, на котором установлен курсор). Также система сама укажет название документа, на который вы установили закладку.
Шаг 3. При необходимости, нажав ссылку «Добавить комментарий», внесите свои заметки и примечания.
Шаг 4. Чтобы вам было удобнее ориентироваться в закладках, вы можете создать папки, используя кнопку , и сохранять в них закладки по схожей тематике.
Шаг 5. Сделав все необходимое, нажмите «Добавить».
Результат: в тексте документа вы увидите зеленый флажок. Это и есть ваша закладка. Теперь вы всегда сможете перейти к нужному фрагменту документа, открыв раздел «Избранное» и кликнув по соответствующей закладке. Если вы вносили свои комментарии к закладке, то увидите их также в тексте документа на зеленом фоне.
Постепенно вы создадите своего рода «записную книжку» и не будете тратить время на поиск нужного документа и нужного места в этом документе. Поверьте, это очень удобно!
Папки в разделе «Избранное» отсортированы по дате создания, но вы можете отсортировать их по алфавиту, кликнув мышью по полю «Название».
Ваше личное пространство
Юлия, молодой специалист, инспектор по кадрам. Я работаю инспектором по кадрам не так давно, первое время мне было сложновато ориентироваться в законодательстве, в Трудовом кодексе РФ. Открываю документ в КонсультантПлюс, а номер статьи не помню. Приходилось искать нужную статью по «Оглавлению» и терять драгоценное время. Сейчас я всем своим коллегам советую использовать «Список закладок документа». Это своего рода ваше персональное оглавление документа, здесь собраны все закладки, которые вы когда-либо устанавливали в данном документе. Вот как, например, выглядит у меня «Список закладок» Трудового кодекса РФ. Важно, что даже если в разделе «Избранное» закладки лежат в различных папках, то в «Списке закладок» документа все они будут видны как на ладони!
Сейчас я получаю второе высшее образование — экономическое. Мне приходится много читать, изучать профессиональную литературу. И в этом плане КонсультантПлюс просто незаменим! Нужные книги и статьи я сохраняю в свою электронную книгу и читаю в метро.
А в прошлом году КонсультантПлюс очень помог мне в подготовке курсовой работы. Я создала в разделе «Избранное» группу папок «Курсовая» и складывала туда все необходимые материалы. Потом, уже при написании работы, экспортировала нужные фрагменты в MS-WORD. Очень удобно, что к каждому фрагменту при этом автоматически проставляется ссылка на первоисточник. Сейчас я уже собираю материалы для диплома. В КонсультантПлюс я создала свое личное рабочее пространство, в котором мне легко и комфортно работать.
Советы пользователю
Как использовать список закладок документа?
Открыв документ, выберите в контекстном меню (правая кнопка мыши) команду «Список закладок в документе». Перед вами перечень всех закладок, которые вы когда-либо устанавливали в данном документе. Вы можете перейти к нужной закладке, отредактировать закладку или удалить ее.
Как сохранить документ в формате для электронной книги?
Открыв документ, нажмите кнопку «Сохранить в файл» на панели инструментов. В открывшемся окне «Сохранить как» укажите каталог для сохранения и выберите формат, подходящий для вашего электронного устройства. Как правило, это PDF или EPUB. Нажмите кнопку «Сохранить».
Как сохранить список документов в папку?
Предположим, у вас имеется список документов, с которыми вы хотели бы позже ознакомиться подробнее. Весь этот список или его часть поместим в папку.
Шаг 1. Выделите мышью нужные вам документы из списка, удерживая клавишу «Ctrl». На «Панели быстрого доступа» нажмите кнопку «Добавить».
Шаг 2. В открывшемся окне «Добавить в Избранное» выберите вкладку «Папки».
Шаг 3. Создайте папку или группу папок. Если ранее вы уже создавали папки, можно сохранить список в одну из них. Нажмите кнопку «Добавить».
Если вы хотите сохранить в папку весь список, выберите в контекстном меню команду «Добавить весь список в Избранное». Далее шаги 2 и 3.
Если вы работаете с деревом-списком и хотите сохранить в папку материалы одного информационного банка, наведите курсор на выбранный банк в дереве-списке и выберите команду «Добавить документы текущей ветки в Избранное». Далее шаги 2 и 3.
Как экспортировать документ в MS-WORD?
Откройте текст документа, выделите мышкой нужный фрагмент (фрагменты) и воспользуйтесь кнопкой на панели инструментов. При этом система попросит выбрать, экспортировать ли фрагмент в открытый документ или в новый. По умолчанию система добавит информацию об источнике, т. е. проставит реквизиты документа, из которого скопирован фрагмент. Вы можете отказаться от этого, сняв соответствующую «галочку».
Все под контролем!
Юрий, юрист. С КонсультантПлюс я работаю давно, но возможность обмена информацией с коллегами раньше почему-то не использовал. В нашей компании существует довольно большой юридический отдел, мы стремимся свести к минимуму бумажный документооборот. Мобильность и оперативность стали важнейшими требованиями в нашей работе.
Теперь, если я даю поручение помощнику подготовить для меня подборку правовых актов или судебной практики, я знаю, что получу подборку по электронной почте и смогу загрузить ее в свой КонсультантПлюс и в офисе, и дома, и в зале суда.
Если я готовлю какой-либо документ или отчет в MS-WORD, то сразу проставляю ссылки на правовые или судебные акты из КонсультантПлюс. Это очень удобно, т. к. читая такой документ, достаточно просто кликнуть по ссылке, чтобы автоматически загрузился КонсультантПлюс и открылся бы нужный документ.
Кроме того, хочу порекомендовать всем коллегам ставить на контроль важные в вашей работе документы. КонсультантПлюс будет автоматически отслеживать изменения в выбранных вами документах и сообщать вам об этих изменениях. Я, например, взял за правило ставить на контроль интересующие меня проекты законов. Так можно проследить «судьбу» любого документа и не пропустить ничего важного.
Советы пользователю
Как отправить свою папку коллеге?
Шаг 1. Откройте раздел «Избранное», вкладку «Папки». Выделите нужную папку курсором и выберите в контекстном меню команду «Сохранить в файл».
Шаг 2. В открывшемся окне «Сохранить как…» задайте имя файла, каталог, где ваш файл будет сохранен, и нажмите «Сохранить».
Теперь можно отправить этот файл любому сотруднику, у которого есть доступ к КонсультантПлюс!
Как загрузить присланную коллегой папку?
Шаг 1. Откройте раздел «Избранное», вкладку «Папки». В контекстном меню выберите команду «Загрузить из файла».
Шаг 2. В появившемся окне «Открыть» укажите путь к нужному файлу и нажмите кнопку «Открыть».
В результате в вашем разделе «Избранное» появится папка с документами, подготовленная вашим коллегой.
Внимание! Аналогичным способом вы можете обмениваться с коллегами и закладками.
Как получить ссылку на документ в MS-WORD?
Шаг 1. Откройте документ в КонсультантПлюс на нужном фрагменте. В контекстном меню выберите команду «Получить ссылку на документ КонсультантПлюс». Появится сообщение.
Шаг 2. Перейдите в ваш документ в MS-WORD или в письмо в Outlook и выберите команду «Вставить».
Результат: в вашем тексте появится ссылка на выбранный документ. Для перехода по ссылке достаточно кликнуть ее, удерживая клавишу «Ctrl».
Как поставить документ на контроль?
Откройте интересующий вас документ, кликните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду «Поставить на контроль».
Теперь после каждого пополнения система будет автоматически проверять все стоящие на контроле документы. Если в них произойдут какие-либо изменения, система сама сообщит вам об этом!
Все поставленные на контроль документы хранятся в разделе «Избранное» на вкладке «Документы на контроле». Если в стоящем на контроле документе произойдут изменения, то на пиктограмме раздела «Избранное» на «Панели быстрого доступа» появится значок и сообщение: «Произошли изменения в документах на контроле. Нажмите для просмотра».
Кликнув это сообщение, вы сразу перейдете в раздел «Избранное» на вкладку «Документы на контроле». Здесь вы найдете информацию о том, какие именно изменения были внесены в документ.
О каких изменениях сообщает система?
- Документ утратил силу / вступил в силу.
- В документ внесены изменения.
- Появилась новая редакция документа.
- Появилась новая редакция документа с изменениями, не вступившими в силу.
- Ранее созданная редакция с изменениями, не вступившими в силу, стала действующей.
- Документ прошел регистрацию в Минюсте.
Для более подробного изучения изменений рекомендуем использовать функции «Обзор изменений документа» или «Сравнение редакций», расположенные на «Правой панели» в тексте документа.
Таким образом, поставив на контроль важные для вас документы, вы можете быть уверены, что внесенные в них изменения не останутся незамеченными.
Итак, сегодня мы, используя опыт и советы наших пользователей, убедились, что в КонсультантПлюс есть все возможности не только для поиска документов, но и для создания комфортного рабочего пространства. Попробуйте использовать описанные в статье функции в вашей повседневной работе с КонсультантПлюс. А если у вас возникнут какие-либо вопросы, специалисты нашей «Горячей линии» всегда готовы ответить на них по телефону: +7 (495) 956-42-22.