arrow-up arrowright arrowright

Организация электронного документооборота и преимущества электронного взаимодействия

15.04.2019
Н. В. Фирфарова, 
к. э. н., редактор журнала «Налоговая проверка»

Источник: СПС КонсультантПлюс
Раздел «Финансовые и кадровые консультации» ИБ «Бухгалтерская пресса и книги» «Налоговая проверка», 2017, № 3


Вопрос

Федеральная налоговая служба в целях совершенствования налогового администрирования и сокращения избыточного бумажного документооборота ведет планомерную работу по расширению возможностей электронного взаимодействия налоговых органов и налогоплательщиков. 

Развитие бесконтактных способов взаимодействия — одно из приоритетных направлений деятельности ведомства. Поэтому большинство бухгалтеров пользуются сегодня специализированными компьютерными программами и сдают электронную отчетность в ИФНС. 

Но только ли в отношениях с налоговиками применим электронный документооборот? Где еще законодательство допускает электронное «общение»? Как его организовать? Каковы его преимущества и недостатки? Какой вид электронной подписи выбрать. Ответы на эти и другие вопросы — в данной статье. 


Ответ

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это один из способов организации работы с документами, когда они формируются без использования бумажных носителей. Согласно Инструкции по делопроизводству, утвержденной Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 № 49, система электронного документооборота представляет собой информационную систему, обеспечивающую сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. 

Пункт 1.3 Приказа ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@* определяет электронный документооборот как последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами. 


*Документом утвержден унифицированный формат транспортного контейнера при инфор-мационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по телекоммуни-кационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи


Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). 

Аналогичное определение можно встретить в п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. 

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».**


** Утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.


Электронный документ можно определить также как документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью (ЭП) в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4 Приказа Судебного департамента при ВС РФ от 27.12.2016 № 251).

О возможностях применения электронного документооборота

Возможность организаций использовать в своей хозяйственной деятельности электронный документооборот появилась довольно-таки давно. В 2002 году был принят Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к бумажным документам, подписанным сторонами сделки. 

Именно этот Закон (впоследствии утративший силу с 01.07.2013) позволил участникам гражданско-правовых отношений обмениваться электронными договорами, актами, накладными и иными документами и определил условия, при выполнении которых эти документы равнозначны аналогичным на бумажных носителях.

Сфера применения

На сегодняшний день электронный документооборот применяется:

1) в бухгалтерском учете при формировании первичных документов. Так, п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 402-ФЗ) установлено: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде с электронной подписью;

2) в налоговых правоотношениях, где его использование является обязательным в ряде случаев. Так, к примеру, согласно п. 3 ст. 80 НК РФ 
налогоплательщики (плательщики страховых взносов), среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме;

3) между участниками контрактной системы в сфере закупок. Организация электронного документооборота осуществляется по правилам, установленным ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

4) в судопроизводстве. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 № 251 утвержден и действует с 01.01.2017 Порядок подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Им установлено, что исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ (п. 1.2).

Электронный документооборот счетов-фактур

Абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ предоставляет налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными:

• Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме с применением усиленной квалифицированной ЭП, утвержденным Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н;
• форматом счета-фактуры и форматом представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), о передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме, утвержденными Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@;
• форматами счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме (Приказ от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@). 
Причем до 30.06.2017 налогоплательщики вправе создавать счета-фактуры в электронной форме как по формату, утвержденному данным документом, так и по формату, утвержденному Приказом № ММВ-7-15/155@.

Кроме того, в целях дальнейшего расширения перечня документов, возможных к представлению в XML-формате, ФНС утвердила формат корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме (Приказ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@).

ФНС утверждены также форматы представления:

• товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (Приказ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@, однако с 01.07.2017 он утрачивает силу в связи с изданием Приказа от 20.05.2016 № ММВ-7-15/329@);
• документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
• документа о передаче результатов работ (об оказании услуг) в электронной форме (Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).

С чего начать работу с контрагентами?

На этапе принятия решения о переходе на электронный документооборот необходимо для начала обсудить возможность перехода на него и своих контрагентов, оценив все "за" и "против".

Преимущества системы электронного документооборота над бумажным очевидны: оптимизация затрат на отправку документов, трудозатрат (в частности, поиск нужного документа), экономия на офисном пространстве и времени на доставку, регистрацию документов. 

Кроме того, следует отметить централизованное хранение документов в электронном архиве, скорость передачи нужных документов и точность получаемой партнерами информации. К недостаткам можно отнести затраты на внедрение системы электронного взаимодействия, обучение пользователей работе с ней. Тем не менее, если компания приняла решение перейти на такую систему, следует особое внимание уделить выбору оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. 

Именно через него осуществляется процесс отправки и получения электронных документов.

К сведению. Обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются Приказом ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@.

Оператором электронного документооборота является российская организация, соответствующая требованиям, утвержденным Приказом от 04.04.2014 № ММВ-7-6/76@, и осуществляющая деятельность по обеспечению электронного документооборота. 

Перечень организаций — операторов электронного документооборота размещен на сайте ФНС по адресу:  https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/.

Далее необходимо организовать работу в компании по внедрению электронного документооборота:
• разработать и утвердить его порядок;
• определить перечень лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов;
• закрепить в учетной политике компании правила применения электронного документооборота, а также выбор используемого вида электронной подписи.

Электронная подпись и ее виды

При электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов, а именно оригиналы. 

Сегодня составление электронных документов предлагают большинство бухгалтерских программ. Но для того, чтобы подобный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

С 08.04.2011 действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Федеральный закон № 63-ФЗ), регулирующий отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. 

Именно данный документ определяет порядок получения и использования данной подписи, а также обязанности участников обмена электронными документами.

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Федерального закона № 63-ФЗ). Законодательством установлены два вида ЭП: простая и усиленная (ст. 5 названного Закона). 

Для понимания того, в чем состоит их различие, необходимо ознакомиться с использующейся в Законе терминологией.

Для создания ЭП используется уникальная последовательность символов — ключ ЭП. С ним связан ключ проверки ЭП, также представляющий собой уникальную последовательность символов, предназначенную для проверки подлинности ЭП. Документом, подтверждающим принадлежность ключа проверки ЭП тому или иному лицу, является сертификат ключа проверки ЭП. Его выдает удостоверяющий центр в виде электронного документа или документа на бумажном носителе. 

При этом под удостоверяющим центром понимается юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки ЭП, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ. 

Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром.

Простая ЭП

Простая ЭП посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом. 

В силу ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий:
• простая ЭП содержится в самом электронном документе;
• ее ключ применяется в соответствии с правилами, установленными оператором системы. С ее использованием осуществляются создание и отправка электронного документа. При этом в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Усиленная ЭП

Усиленная ЭП может быть неквалифицированной и квалифицированной.

Неквалифицированная ЭП создается с помощью специальных программных средств, тем самым она позволяет определить лицо, подписавшее документ, и защитить его от несанкционированного изменения. 

Данная подпись позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. 

Квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной тем, что выдается аккредитованным удостоверяющим центром. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП.

Обратите внимание! При использовании неквалифицированной ЭП сертификат ключа проверки ЭП может не создаваться, если соответствие подписи указанным признакам может быть обеспечено без использования такого сертификата.

Квалифицированную ЭП можно получить в любом удостоверяющем центре, аккредитованном в Минкомсвязи***.



*** В соответствии с постановлениями Правительства РФ от 28.11.2011 № 976, от 02.06.2008 
№ 418 Минкомтранс является уполномоченным органом в области использования электронной подписи. На него возложены полномочия по установлению формата электронной подписи, обязательного для реализации всеми средствами электронной подписи, по согласованию с ФСБ России (п. 5 ч. 4 ст. 8 Федерального закона № 63-ФЗ).



Их перечень доступен на официальном сайте данного ведомства, в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров». 

При использовании данных ЭП участники электронного взаимодействия обязаны:

1) обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, а в случае ее нарушения — уведомлять удостоверяющий центр о соответствующем факте в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;

2) использовать средства ЭП с целью:
• создания и проверки квалифицированных ЭП;
• создания ключей квалифицированных ЭП и ключей их проверки.

Итак, простая ЭП — это, по сути, используемые пользователем логин и пароль. Усиленная ЭП позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ, и определить, не изменялся ли документ после подписания. 

А квалифицированная ЭП — подпись с повышенной степенью защиты; заверенные ею электронные документы юридически приравнены к бумажным с «живой» подписью.

Какую подпись выбрать?

Если налогоплательщик при ведении хозяйственной деятельности использует с контрагентами электронный документооборот, в частности, формирует первичные документы в электронном виде с использованием программных продуктов, то нужно учитывать следующее.

Федеральный закон № 402-ФЗ не уточняет, какой именно вид электронной подписи необходимо использовать в бухгалтерских документах, чтобы они признавались юридически значимыми (ч. 5 ст. 9), но указывает: оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации. 

К числу обязательных реквизитов первичного документа законодательство относит подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В то же время согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 указанного Закона виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены соответствующим федеральным стандартом, который на настоящий момент отсутствует. 

В связи с этим, как разъясняет Минфин, до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом № 402-ФЗ вид электронной подписи (Письма от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701). Аналогичного мнения придерживается и ФНС (Письмо от 19.05.2016 № СД-4-3/8904).

При этом контролирующие органы указывают: электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением. 

Таким образом, при оформлении первичных учетных документов стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронные подписи, при условии соблюдения требований Федерального закона № 63-ФЗ.

Вместе с тем НК РФ называет ряд конкретных случаев, когда налогоплательщик обязан применять усиленную квалифицированную ЭП (п. 5.1, 7 ст. 23, ст. 78 —79, п. 1, 5 ст. 80, п. 10 ст. 431, п. 6, 9 ст. 169). 

При этом электронный документооборот с применением простой или усиленной неквалифицированной ЭП может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения. 

В целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного такими ЭП, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей.

Об условиях признания электронных документов равнозначными бумажным Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Электронные документы, подписанные квалифицированной ЭП, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ (исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе).

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия. 

Указанные нормативно-правовые акты и соглашения должны устанавливать порядок проверки ЭП, а также соответствовать требованиям ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ (если речь идет о признании электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью).

Федеральный закон № 63-ФЗ признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной ЭП.  Для того чтобы документы, подписанные усиленной неквалифицированной ЭП, имели юридическую силу, необходимо заключать дополнительные соглашения, где следует прописать дополнительные условия признания таких документов равнозначными подписанным собственноручно. 

Источник: СПС КонсультантПлюс
Раздел «Финансовые и кадровые консультации»
ИБ «Бухгалтерская пресса и книги»
«Налоговая проверка», 2017, № 3

Все Статьи