Перевод сотрудников на удаленную работу
Татьяна Гежа,главный эксперт-консультант Управления обучения клиентов ООО «ТЛС-ПРАВО»
Осень, к сожалению, приносит не очень хорошие новости. В связи с резким увеличением заболевших коронавирусом были опять внесены поправки в Указ Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ «Об этапах снятия ограничений, установленных в связи с введением режима повышенной готовности». Подробнее об этих поправках и вытекающих из них последствиях расскажем в нашей статье.
В соответствии с этими поправками на работодателей, сначала с 5 октября по 28 октября 2020 года, а теперь этот срок продлен и по 29 ноября 2020 года включительно, возложена обязанность по переводу не менее 30% работников, а также исполнителей по гражданско-правовым договорам, на дистанционный режим работы.
При этом указом установлено, что данное требование не распространяется на:
- организации оборонно-промышленного комплекса;
- авиастроения;
- организации, входящие в состав государственной корпорации космической деятельности «Роскосмос»;
- организации, входящие в состав государственной корпорации по атомной энергии «Росатом»;
- организации, осуществляющие работу по государственному оборонному заказу;
- организации здравоохранения;
- организации электронно-технической отрасли, обеспечивающие деятельность указанных организаций;
- иные организации, определенные Штабом по мероприятиям по предупреждению завоза и распространения инфекции, вызванной коронавирусом 2019-nCoV в городе Москве.
В этой связи многие работодатели в Москве столкнулись с серьезными проблемами. Некоторые компании в сентябре только начали выходить с дистанционной работы в офис и делали это постепенно, вводя в отношении работников так называемый комбинированный режим, когда работники, например, трудились три дня в неделю удаленно, а два дня в офисе.
Делалось это для того, чтобы, во-первых, ограничить количество людей в офисе и тем самым, по возможности, избежать возможного заражения.
Во-вторых, после длительного нахождения на 100%-ной удаленке, многим сотрудникам было достаточно тяжело сразу выходить в офис на полную пятидневную рабочую неделю. С точки зрения документального оформления эти сотрудники официально продолжают находиться на дистанционной работе (как это было оформлено еще в апреле дополнительными соглашениями о временном переводе на дистанционную работу).
При этом самой главной головной болью многих кадровиков и юристов остается именно то, что так называемого комбинированного режима, то есть когда часть рабочего времени сотрудник работает в офисе, а часть дистанционно, ТК РФ не предусматривает. А между тем объективная реальность такова, что в свете происходящих событий за этим режимом будущее.
При интенсивном развитии цифровых технологий вполне возможно, что многие офисы начнут работать именно таким образом, что даст определенные выгоды. Так, в частности, многие работодатели могут сэкономить на аренде площадей, а также времени, которое сотрудники затрачивают на дорогу в офис.
Вопросы о возможности установления такого режима работодателями возникают уже давно.
Но самый главный вопрос, который стоит на повестке, возможно ли в принципе установить такой режим именно сейчас? А если возможно, как все грамотно оформить с сотрудниками, чтобы потом не было претензий от проверяющих?
Что интересно, еще год назад Роструд на вопросы о возможности применения комбинированного режима давал разъяснения о том, что нормами действующего законодательства не предусмотрено одновременное выполнение работы в офисе и дистанционно.
По их мнению, работа в офисе и дистанционная работа должны быть оформлены отдельными трудовыми договорами, например, трудовым договором на неполное рабочее время по основному месту работы, и трудовым договором на дистанционную работу по внутреннему совместительству.
Однако с момента активного вторжения коронавируса в нашу жизнь и вынужденного экстренного перевода большого количества сотрудников на «удаленную работу» остро назрела потребность даже не столько в дистанционной работе, сколько именно в комбинированном режиме, ведь далеко не все работы можно производить из дома.
Так возможно установить комбинированный режим или нет?
Мнения по этому вопросу разнятся. В некоторых разъяснениях Роструд продолжает указывать на то, что введение комбинированного режима не предусмотрено ТК РФ.
При этом же И. И. Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости, считает, что прямого запрета на комбинированный режим ТК РФ не устанавливает. По его мнению, такой режим установить возможно.
Но оформить такой режим возможно дополнительным соглашением к трудовому договору о дистанционной работе. А вот уже в тексте самого соглашения прописать установление комбинированного режима.
Возможно прописать как четко установленный график работы, допустим, два дня сотрудник работает в офисе, понедельник и четверг, остальные дни дистанционно, так и указать, что конкретные дни выхода на работу будут определяться по согласованию с непосредственным руководителем, но, допустим, не более двух дней в неделю.
Например:
| Сотруднику устанавливается комбинированный режим (дистанционно-офисный) работы. Понедельник и четверг — работа в офисе, согласно режиму рабочего времени, установленному трудовым договором. Рабочий день с 9.00 до 18.00, перерыв для отдыха и питания с 13.00 до 14.00. |
Вторник, среда, пятница — работа дистанционным способом. Режим рабочего времени и времени отдыха в эти дни устанавливается им по своему усмотрению.
Или:
| Сотруднику устанавливается комбинированный режим (дистанционно-офисный) работы. Конкретные дни выхода на работу в офис определяются по согласованию с непосредственным руководителем, но не более двух дней в неделю. |
Режим рабочего времени и времени отдыха устанавливается работником по своему усмотрению. В дни выхода на работу в офис — рабочий день с 9.00 до 18.00, перерыв для отдыха и питания с 13.00 до 14.00.
Как перевести сотрудников в экстренном порядке на дистанционную работу?
Еще в марте 2020 года Минтруд в своем Письме от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696 дал разъяснения о том, что в свете сложившейся ситуации работники по соглашению с работодателем могут работать удаленно (дистанционно), если служебные обязанности и организационно-технические условия работы это позволяют.
Другой вопрос, если срочно сотрудников отправить домой, то как в итоге оформить их временный перевод на дистанционную работу?
И Роструд также дал пояснения о том, что работодатель вправе перевести офисных работников на удаленную (дистанционную) работу с изменением режима рабочего времени и времени отдыха работников в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ.
Кроме того, по соглашению сторон трудового договора определенные сторонами трудовых отношений условия трудового договора могут быть изменены путем заключения соответствующего соглашения (ст. 72 ТК РФ), при этом соблюдать временные рамки (два месяца) не обязательно. По мнению Роструда, в связи с тем, что в ТК РФ нет понятия удаленная работа, под таковой следует считать именно дистанционную работу, а не надомную.
И, самое главное, в случае если сотрудников срочно отправили домой, то оформление временного перевода на дистанционную работу возможно путем обмена электронными образами документов, при необходимости с последующим их оформлением в установленном порядке.
Поэтому действия работодателя в данном случае могут быть такими:
- сначала составляется список сотрудников, отправляемых на удаленную работу;
- затем определяются графики работы, по которым эти сотрудники будут работать;
- также определяются способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении;
- определяется возможность использования ресурсов организации на дому.
С точки зрения документального оформления работодатель должен подготовить работникам уведомления о переводе их на временный дистанционный труд.
Уведомления отправляются работникам любым доступным способом, например, на электронную почту или же используя любой мессенджер.
Содержание уведомления может быть примерно таким:
|
Уведомление Уважаемая Вера Степановна!
В связи с требованием, установленным п. 11 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68- УМ (ред. от 06.10.2020) «Об этапах снятия ограничений, установленных в связи с введением режима повышенной готовности», принято решение о временном переводе части сотрудников офиса на дистанционную работу с 06.10.2020. Временный перевод будет действовать до его отмены, на основании отдельного распоряжения генерального директора. Требуется Ваше согласие на временный перевод на дистанционную работу.
Режим рабочего времени не меняется: пятидневная рабочая неделя, с 9.00 до 18.00, с 13.00 до 14.00 перерыв на обед.
Взаимодействие с непосредственным руководителем, а также другими работниками будет производиться по корпоративной электронной почте, посредством видеоконференцсвязи, мессенджерами и т. д.
Генеральный директор Иванов Иванов И. И. |
Со своей стороны работник должен подтвердить, что, например, письмо с уведомлением он получил.
Для подтверждения своего согласия работник на листе бумаги может написать подтверждение получения уведомления, сфотографировать и отправить любым способом, той же электронной почтой или же через мессенджер.
Например:
|
Я, Петрова Вера Степановна, уведомление о временном переводе на дистанционную работу получила.
Петрова Петрова В. С. 05.10.2020 |
Далее руководитель издает приказ по основной деятельности о временном переводе сотрудников на удаленную работу.
|
ПРИКАЗ 06.10.2020 № 23 В связи с требованием, установленным п. 11 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ (ред. от 06.10.2020) «Об этапах снятия ограничений, установленных в связи с введением режима повышенной готовности», приказываю:1. С 06.10.2020 перевести на дистанционную работу:
2. Отделу технического обслуживания обеспечить техническую возможность и стабильное удаленное подключение к рабочим местам указанных в п. 1 настоящего Приказа сотрудников с 06.10.2020. 3. Начальнику отдела кадров Андреевой Л. С. разъяснить указанным в п. 1 настоящего Приказа сотрудникам их права и обязанности в связи с переводом на дистанционную работу.
Генеральный директор Иванов Иванов И. И. |
Далее необходимо заключить с сотрудниками дополнительные соглашения о временном переводе на дистанционную работу.
Например:
|
Дополнительное соглашение к трудовому договору от 24.07.2017 № 24/17-ТД 06.10.2020 № 14 г. Москва
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка», далее именуемое «Работодатель», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Петрова Вера Степановна, далее именуемая «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение (далее — Соглашение) о нижеследующем: 1. Дополнить трудовой договор от 24.07.2017 № 24/17-ТД п. п. 1.7—1.13 следующего содержания: 1.7. На основании требований, установленных п. 11 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ, Работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя дистанционным способом. 1.8. Для выполнения трудовой функции и осуществления взаимодействия между Работником и Работодателем по вопросам, связанным с ее выполнением, Стороны используют в том числе сеть Интернет, мобильную связь. 1.9. Работник выполняет работу, подключаясь удаленно к своему рабочему месту, в соответствии со своими трудовыми обязанностями. Все вопросы по корректировке плана работы согласовываются с непосредственным руководителем. 1.10. Работник выполняет трудовую функцию дистанционно с 06.10.2020 до отмены данного режима на основании отдельного распоряжения генерального директора. В таком случае Работнику будет направлено уведомление по электронной почте, указанной в настоящем соглашении. Работник обязан выйти в офис Работодателя для выполнения трудовых обязанностей в дату, обозначенную в уведомлении. |
Для подписания дополнительного соглашения также возможно оформить письменное согласие работника, которое он также перешлет на почту или через мессенджер.
Представление отчета на портал мэра
Пунктом 11.3 этого же Указа Мэра работодателям вменяется в обязанность представлять еженедельно (в понедельник, начиная с 12.10.2020) в электронном виде с использованием личного кабинета юридического лица, индивидуального предпринимателя на официальном сайте Мэра и Правительства Москвы сведений о работниках (исполнителях по гражданско-правовым договорам), в отношении которых были приняты решения:
1) по переводу на дистанционный режим работы;
2) о невозможности перевода на дистанционный режим работы.
При этом необходимо указать мобильные телефоны сотрудников, которые выведены на удаленную работу, а также государственный регистрационный номер транспортного средства, номер электронной карты «Тройка», номер электронной карты «Стрелка», номер социальной карты, номер месячного проездного билета без лимита поездок и с лимитом 70 поездок, временного единого социального билета, временного льготного билета.
Все эти документы, кроме мобильного телефона, предоставляются при наличии. Отчет предоставляется по форме, указанной в приложении 4 к Указу Мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ «О введении режима повышенной готовности». При отсутствии изменений в представленных сведениях, еженедельное (по понедельникам) представление таких сведений не потребуется.
При изменении сведений о работниках (исполнителях по гражданско-правовым договорам) представление актуализированных сведений производится в день принятия соответствующего решения.
И что очень важно, если в отношении работников организован комбинированный режим, предусматривающий чередование дистанционного режима работы и выполнения трудовой функции на рабочем месте, необходимо в отчете указать всех работников (исполнители по гражданско-правовым договорам), в отношении которых были приняты соответствующие решения.
При принятии указанных решений должно быть обеспечено одновременное нахождение на рабочем месте не более 70% работников (исполнителей по гражданско-правовым договорам).
А что с персональными данными?
То, что на сайт мэра нужно предоставить информацию о работниках, возмутило многие организации.
Однако на портале мэра по данному вопросу появилось разъяснение, что обязанность по предоставлению сведений распространяется не только на организации, но и на их работников.
Изучив Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», мы пришли к выводу, что все же несколько спорных пунктов, на основании которых мэрия может потребовать эти данные, есть. «…Обработка персональных данных допускается в следующих случаях:
4) обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий федеральных органов исполнительной власти, …исполнительных органов государственной власти субъектов РФ, участвующих в предоставлении соответственно государственных и муниципальных услуг…» (пп. 4 п. 1 ст. 6).
«2. Обработка указанных в части первой настоящей статьи специальных категорий персональных данных допускается в случаях, если: …
3) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия субъекта персональных данных невозможно;» (пп. 3 п. 2 ст. 10)
Тем более, что п. 11.4 Указа Мэра Работодатели, осуществляющие деятельность на территории города Москвы, подлежат привлечению к ответственности, предусмотренной законодательством об административных правонарушениях, за невыполнение требований о переводе не менее 30% работников (исполнителей по гражданско-правовым договорам), а также всех работников из числа граждан старше 65 лет и граждан, имеющих заболевания, перечень которых определен Департаментом здравоохранения города Москвы, за исключением граждан, чье нахождение на рабочем месте является критически важным для обеспечения функционирования организаций, индивидуальных предпринимателей, на дистанционный режим работы, а также за непредставление в установленном порядке соответствующих сведений либо представление недостоверных сведений.
Эти функции хотят возложить на Объединение административно-технических инспекций города Москвы. Привлекать к ответственности планируют в соответствии с п. 1 ст. 20.6.1 КоАП РФ.
«Невыполнение правил поведения при введении режима повышенной готовности на территории, на которой существует угроза возникновения чрезвычайной ситуации, или в зоне чрезвычайной ситуации, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 6.3 настоящего Кодекса, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на граждан в размере от 1 000 до 30 000 руб.;
- на должностных лиц — от 10 000 до 50 000 руб.;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 30 000 до 50 000 руб.;
- на юридических лиц — от 100 000 до 300 000 руб.»