Пора отпусков – непростое время для бухгалтера

Средний заработок для расчета отпускных

Порядок определения среднего заработка для начисления отпускных регламентируется ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Согласно приведенным выше нормам при любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, за который сохраняется средняя заработная плата.

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).

Причем средний дневной заработок для целей оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется за период, равный 12 календарным месяцам, непосредственно предшествующим месяцу, в котором предоставляется отпуск, путем деления суммы начисленной за указанный период заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

То есть если работник полностью отработал расчетный период, то средний дневной заработок определяется по формуле:

СДЗ = ЗП : 12 мес. : 29,4 дн.,

где СДЗ — средний дневной заработок;

ЗП — заработная плата, начисленная за последние 12 календарных месяцев;

29,4 дн. — среднемесячное число календарных дней.

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда и применяемые у работодателя виды выплат, независимо от их источников, т. е. в расчете будут участвовать не только суммы, начисленные работнику в соответствии с установленным ему окладом, но и все иные составляющие заработной платы: надбавки, доплаты, премии и т. п. (п. 2 Постановления № 922).

В среднем заработке не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.).

Работа на условиях неполного рабочего времени

При нахождении в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет можно работать на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на получение ежемесячного пособия из средств ФСС (ст. 256 ТК РФ, ст. 13 Закона № 81-ФЗ от 19.05.1995 «О государственных пособиях гражданам имеющим детей»).

Работа на условиях неполного рабочего времени, в том числе при нахождении в отпуске по уходу за ребенком, не влечет для работника каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав (ст. 93 ТК РФ). Поэтому порядок расчета отпускных такому работнику будет точно таким же, как и для работников, которые работают полный день.

Так как при работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда производится пропорционально отработанному времени, средний заработок на время очередного отпуска фактически окажется меньше, чем у лица, работающего на аналогичной должности полный рабочий день.

Если работник отработал все установленные индивидуальным месячным графиком дни и часы, среднемесячное число календарных дней в расчете будет 29,4.

Пример. Сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели). По ее индивидуальному графику она работает три дня в неделю по 8 часов. Работать на условиях неполного рабочего времени начала с 1 января 2012 года.

В 2011 году находилась в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком. Оклад сотруднице установлен в размере 20 000 руб. за полностью отработанное время.

Отработано по индивидуальному графику: в январе — 10 дней, в феврале — 12 дней, в марте — 12 дней, в апреле — 15 дней, в мае — 12 дней.

Очередной отпуск с 4 июня на 14 дней.

Средний дневной заработок = (20 000,00 : 16 х 10 + 20 000,00 : 20 х 12 +20 000 : 21 х 12 + 20 000,00 : 21 х 12 + 20 000,00 : 21 х 12) / (29,4 х 5) = 399,90 руб.

Сумма отпускных составит 5598,60 руб. (399,90 х 14).

Нетрудоспособность во время отпуска

В соответствии с ч. 1 ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника в случае временной нетрудоспособности работника в период отпуска.

Причем у работника есть два варианта действий.

1. По окончании болезни он выходит на работу и предъявляет больничный лист к оплате. В этом случае работнику нужно написать заявление о перенесении неиспользованной части отпуска на другое время. На основании этого документа издается приказ о переносе отпуска.

При таком варианте работодателю необходимо сделать перерасчет. За время болезни начислить пособие по временной нетрудоспособности, а отпускные считать авансом выплаченной заработной платой. Впоследствии, когда работник возьмет неиспользованные дни, работодатель оформит новый приказ на отпуск, рассчитает новый средний заработок, сохраняемый на время отпуска, и выплатит отпускные.

Пример. Сотрудник оформил отпуск с 11 по 25 июня 2012 года на 14 календарных дней (праздничный день 12 июня не учитывается при подсчете календарных дней отпуска). Сотрудник работает на условиях пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями. Оклад сотрудника в месяц составляет 20 000 руб. В июне 2011 года находился в очередном отпуске 14 календарных дней (с 17 по 30 июня включительно).

В период очередного отпуска болел с 18 по 22 июня. Написал заявление, что отпуск, совпавший с больничным, будет использовать в другое время.

Расчетным периодом для определения среднего дневного заработка будет: июнь 2011 года — май 2012 года.

Средний дневной заработок работника составит 679,71 руб. (20 000,00 руб. х 11 мес. + 20 000,00 руб. / 21 дн. х 11 дн.) / (29,4 дн. х 11 мес. + 29,4 дн. / 30 дн. х 16 дн.).

Сумма отпускных в этом случае составит 9515,94 руб. (679,71 руб. х 14 дн.).

Подсчитанная сумма отпускных должна быть выплачена за три дня до начала отпуска, т. е. до 8 июня.

Так как в период отпуска сотрудник заболел, а отпуск, приходящийся на время нетрудоспособности (5 дней), будет использован в другое время, нужно сделать перерасчет и удержать за это время выплаченные отпускные.

Сумма отпускных к удержанию составит 3398,55 руб.(679,71 х 5).

2. Сотрудник продлевает отпуск на то количество дней, которые совпали с болезнью, т. е. продолжает отдыхать после отпуска дни, совпавшие с болезнью.

Обратите внимание, болевший отпускник не обязан сразу после выздоровления предъявлять листок нетрудоспособности. Предъявление больничного листа работодателю по прошествии какого-то времени с даты его закрытия не является нарушением, т. к. в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности. При продлении отпуска издания дополнительного приказа не требуется, т. к. количество дней ежегодного отпуска по приказу совпадает с использованными.

Перерасчет отпускных делать не нужно, а требуется перенести дату окончания отпуска на количество дней болезни. Если воспользоваться условиями приведенного выше примера, последний день отпуска сместится на 5 дней — не 30 июня, а 5 июля 2012 года.

Индексация отпускных

Сохранение на период отпуска среднего заработка фактически означает, что работник, находящийся в отпуске, должен получить денежное содержание, эквивалентное денежному вознаграждению, которое он мог бы получить, работая в этот период времени.

Так как расчетный период для определения среднего дневного заработка в большинстве случаев составляет 12 месяцев, нередко заработная плата сотрудника в нем изменяется, причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения.

При увеличении заработной платы (как в расчетном периоде, так и после него) средний заработок необходимо корректировать. Корректировка производится, если повышаются должностные оклады или тарифные ставки всем работникам организации или отдельного структурного подразделения (п. 16 Постановления Правительства № 922).

При этом размер повышения может быть одинаков для всех работников, а может и различаться в зависимости от их категории.

Если в расчетном периоде тарифная ставка, оклад или денежное вознаграждение работников повышались несколько раз, то коэффициентов повышения надо рассчитать также несколько.

Первый вычисляется как отношение суммы оклада (тарифной ставки) после последнего повышения к первоначальному окладу (тарифной ставке), установленному до повышения. Следующий коэффициент определяется как отношение суммы оклада (тарифной ставки) после последнего повышения к окладу (тарифной ставке) после первого повышения и т. д.

При индексации не повышаются следующие выплаты:

• установленные к окладам в диапазоне значений (проценты, кратность) (например, премии в размере от 50 до 100% оклада или от одного до двух окладов);
• установленные в абсолютных размерах (например, премия в размере 10 000 руб.);
• установленные не по отношению к окладам (например, премия в размере 0,5% от выручки организации за месяц).

Если повышение произошло в расчетный период, повышаются выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени.

Пример. Сотрудник работает на условиях пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями. Оклад сотрудника в месяц в 2011 году составлял 12 000 руб.

С 1 июня 2011 года оклад увеличился на 50% в связи с общим повышением по организации. С 1 января 2012 года в связи с общим повышением оклад сотрудника составил 20 000 руб.

Ежемесячная премия — 50% от начисленной заработной платы по итогам работы месяца и начисляется в следующем месяце пропорционально отработанному времени.

По итогам работы за 2011 год в марте 2012 года начислено вознаграждение в абсолютной величине 30 000 руб.

Очередной отпуск на 14 календарных дней предоставляется с 16 апреля 2012 года. Сотрудник находился в очередном оплачиваемом отпуске с 9 по 22 апреля 2011 года (см. приложение 1).

В расчетном периоде апрель 2011 года — март 2012 года отработано 239 рабочих дней при норме 249.

Среднемесячное количество календарных дней в расчетном периоде (29,4 х 11 + 29,4 : 30 х 16) = 339,08.

Коэффициент индексации на апрель — май 2011 года: 1,67 (20000,00 : 12000,00).

Коэффициент индексации для расчетного периода июнь — декабрь 2011 года: 1,11 (20000,00 : 18000,00).

Средний дневной заработок = ((6285,71 + 12000,00 + 6000,00 + 3142,86) х 1,67 + (18000,00 х 7 + 6000,00 + 9000,00 х 6) х 1,11 + 20000,00 х 3 + 10000,00 х 2 + 9000,00 + (30000,00 : 249 х 239)) : 339,08 = 1091,37 руб.

Сумма отпускных: 1091,37 х 14 = 15279,18 руб.

Если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

Также обратите внимание, что, согласно п. 6 Постановления № 922, в случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с п. 5 Постановления № 922, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному.

Пример. Сотрудница находилась в декретном отпуске, а затем в отпуске по уходу за ребенком с 23 мая 2010 года по 13 апреля 2012 года.

Оклад сотрудницы в 2010 году составлял в месяц — 10 000 руб.

Премии не начислялись. С 1 января 2012 года в связи с общим повышением оклад сотрудницы по штатному расписанию — 15 000 руб.

Очередной отпуск на 28 календарных дней предоставляется с 16 апреля 2012 года. Расчетный период для определения среднего дневного заработка: июнь 2009 года — май 2010 года.

Средний дневной заработок: (10000,00 х 11 + 10000,00 : 19 х 13) : (29,4 х 11 + 29,4 : 31 х 22) = 339,40 руб. Коэффициент индексации: 1,5 (15000,00 : 10000,00). Сумма отпускных равна 14254,80 руб. (339,40 х 1,5 х 28).

Если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) до окончания указанного периода.

В Постановлении № 922 ничего не сказано про понижение заработной платы, поэтому понижение окладов не является основанием для корректировки (перерасчета) То есть выплаты, произведенные как до понижения, так и после него, учитываются при определении среднего дневного заработка в фактически начисленных суммах.

Дополнительный отпуск

Работники, работающие в особых условиях труда (вредных, опасных, в удаленных районах Крайнего Севера и т. п.), имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ).

Работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, дополнительный отпуск предоставляется одновременно с основным (п. 8 Инструкции № 273/П20). При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ). Дополнительные отпуска в большинстве случаев предоставляются в рабочих днях, а согласно ст. 120 ТК РФ ежегодные основные и дополнительные отпуска предоставляются в календарных днях, поэтому нужно их перевести в календарные.

Правила суммирования ежегодных отпусков в календарных днях и отпусков в рабочих днях представлены в Письме Минтруда России от 01.02.2002 № 625-ВВ.

В данном Письме разъяснено, что от даты начала ежегодного основного отпуска необходимо отсчитать определенное количество календарных дней, затем от даты, следующей за последним днем отпуска, следует отсчитать соответствующее количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчете на шестидневную рабочую неделю, т. е. без учета воскресений.

Полученное количество календарных дней и будет являться общей продолжительностью ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска, расчет которого следует производить по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ

Обратите внимание, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.

Пример. В июне работник, работающий во вредных условиях труда, оформляет основной и дополнительный отпуск с 4 июня. Основной отпуск на 14 календарных дней и дополнительный — на 7 рабочих дней. В данном случае основной отпуск будет с 4 по 18 июня, а дополнительный с 19 по 26 июня. Всего в результате — 23 календарных дня.

Приложение 1.