Учет и налогообложение материальной помощи работникам
14.03.2012
Татьяна Тарасова,
ведущий эксперт-консультант
Департамента дополнительных услуг ЗАО «ТЛС-ГРУП»
Если очень попросить, работодатель может оказать материальную помощь вне границ заработной платы. Для работника, не сильно надеющегося на успех, положительная резолюция начальника — просто счастье. А для бухгалтера — неожиданное осложнение жизни. Нужно снова вспомнить: что является материальной помощью, как правильно ее начислить и взыскать налог.
Обязанность работодателей оказывать работникам материальную помощь законодательно не установлена. Составляющие части заработной платы раскрыты в ч. 1 ст. 129 ТК РФ — материальной помощи мы там не находим.
Обычно условия и порядок предоставления сотрудникам материальной помощи оговариваются в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте работодателя) и/или в трудовом договоре. В трудовом договоре должны предусматриваться гарантии, не ухудшающие положение работника по сравнению с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами о труде, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ч. 4 ст. 57 ТК РФ), в том числе — материальная помощь. Это вполне может рассматриваться как дополнительное условие трудового договора, имеющее целью улучшить социальное положение работника. При этом работодатель должен установить основания, порядок и сроки предоставления, а также виды и размер материальной помощи.
Материальная помощь обычно оказывается, когда что-то случается, и произошедшее, с одной стороны, свидетельствует о необходимости финансово поддержать сотрудника, а с другой — может быть подтверждено документально.
Речь может идти о рождении ребенка, свадьбе, смерти сотрудника или члена его семьи, об очередном отпуске, стихийном бедствии или чрезвычайном происшествии (пожаре, хищении и т. п.). Также оказание материальной помощи может быть приурочено к какой-нибудь дате, например, к Новому году или 8 марта.
Перечень таких событий закрепляется в коллективном договоре, локальных нормативных актах или трудовом договоре.
Если вопрос решается положительно, руководитель издает приказ. В приказе о материальной помощи следует указать:
•ссылку на документ, на основании которого он издан (коллективный договор, локальный нормативный акт, трудовой договор);
•фамилию, имя и отчество лица, получающего данную выплату;
•причину выделения материальной
помощи;
•размер материальной помощи;
•срок ее выплаты.
Если порядок предоставления сотрудникам материальной помощи не установлен (в коллективном договоре, в другом локальном нормативном акте или в трудовом договоре), то ее все равно можно оказать, только в такой ситуации решение данного вопроса будет всецело находиться на усмотрении работодателя.
Если организация считает материальную помощь частью оплаты труда (например, выплата материальной помощи предусмотрена в Положении об оплате труда), то ее следует начислять по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Если материальная помощь выплачивается по заявлению работника и не предусмотрена локальными актами организации, то ее нужно начислять по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
При оказании материальной помощи бывшим работникам или родственникам работника расчеты с ними отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
По дебету материальная помощь отражается на счете в зависимости от того, из каких источников выплачивается матпомощь (в приказе на оказание материальной помощи их нужно обязательно указать). Если выплата производится за счет прибыли прошлых лет, то используется дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Если за счет текущей прибыли — дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет «Прочие расходы») или дебет счетов учета затрат — 20, 26, 44 (если матпомощь признается частью оплаты труда).
Материальная помощь выплачивается наличными деньгами из кассы организации либо безналичным путем — перечислением на карточный счет в банке, который работник указывает сам.
Выдать материальную помощь можно вместе с зарплатой по ведомости или по расходному кассовому ордеру.
По мнению чиновников Минфина России, расходы в виде сумм материальной помощи, предоставляемой сотрудникам, не учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций (Письмо Минфина России от 22.02.2011 Страховые взносы во внебюджетные фонды
Объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание
услуг (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Материальная помощь, как предусмотренная трудовым договором, так и не предусмотренная им, по мнению Минздравсоцразвития России, подлежит обложению страховыми взносами (письма Минздравсоцразвития России от 10.03.2010 № 10-4/306657-19, от 17.05.2010 № 1212-19), т. к. материальная помощь, выплаченная сотруднику, произведена в рамках его трудовых отношений с организацией.
Матпомощь бывшим работникам полностью освобождается от начисления страховых взносов, поскольку в момент ее начисления между бывшим работником и организацией нет ни трудовых, ни гражданско-правовых отношений.
Некоторые виды материальной помощи, оказываемой работникам, полностью освобождаются от страховых взносов. Например, материальная помощь оказываемая:
•в связи со смертью члена семьи;
•работникам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством.
У организации должно быть документальное подтверждение наступления этих событий. Если помощь выплачивается в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством (пожаром, кражей и др.), работник должен представить работодателю подтверждающие документы (справку из правоохранительных органов о краже, справку из МЧС о пожаре и т. д.). Если помощь понадобилась работнику в связи со смертью члена его семьи, потребуется копия свидетельства о смерти и документы, доказывающие родство, — копии свидетельств о браке, рождении, смене фамилии и т. д.
Материальная помощь родителям в случае рождения ребенка, выплаченная в течение первого года после рождения, освобождается от начисления страховых взносов, но в размере не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Согласно ч. 3 ст. 8 Закона № 212-ФЗ организации определяют базу для начисления страховых взносов отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода (ч. 1 ст. 10 Закона № 212-ФЗ) по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом.
Таким образом, база для начисления страховых взносов должна определяться в отношении каждого конкретного физического лица. С учетом этого база для начисления страховых взносов должна определяться организацией в отношении отца и матери ребенка (работников организации) отдельно.
Материальная помощь, оказываемая работодателями своим работникам по иным основаниям (не поименованным в п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), не облагается страховыми взносами в размере, не превышающем 4 000 руб. на одного работника за расчетный период (календарный год). То есть на матпомощь в сумме, превышающей 4 000 руб., страховые взносы начисляются.
Согласно п. 8 этой статьи не подлежат налогообложению суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работодателями членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи. К заявлению на такую матпомощь обязательно нужно приложить копии документов, подтверждающих родство, и копию свидетельства о смерти.
При этом НК РФ не конкретизирует понятие «члены семьи» работника, что на основании п. 1 ст. 11 НК РФ предполагает обращение к иным отраслям права, содержащим указанный термин. Минфин России указал, что на основании ст. 2 Семейного кодекса РФ к членам семьи относятся лишь супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные) (Письмо Минфина России от 03.08.2006 № 03-05-01-04/234). Следовательно, материальная помощь, выплаченная лицу, не упомянутому в названном перечне, подлежит налогообложению на общих основаниях.
В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 22.04.2008 № Ф04-1974/2008(2349-А27-19) по делу № А27-8477/2007-6 суд, сославшись на ст. 11 НК РФ и ст. 2 Семейного кодекса РФ, отметил, что к членам семьи относятся супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные.
Сумма единовременной помощи работникам в связи с рождением ребенка не облагается НДФЛ, если ее размер не превышает 50 000 руб., а также при условии, что она оказана в течение первого года после рождения. В соответствии с п. 8 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ доходы физических лиц в виде единовременных выплат (в том числе в виде материальной помощи), осуществляемых работодателями работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, выплачиваемых в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Виды материальной помощи, не поименованные в ст. 217 НК РФ (на лечение, обучение, к отпуску, в связи тяжелым материальным положением и т. п.), начисленной в течение налогового периода работодателями работникам, а также бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, не подлежат налогообложению в пределах 4 000 руб.
Выплаты материальной помощи бывшему работнику, который уволился по иным основаниям, облагаются налогом с первого рубля.
ведущий эксперт-консультант
Департамента дополнительных услуг ЗАО «ТЛС-ГРУП»
Если очень попросить, работодатель может оказать материальную помощь вне границ заработной платы. Для работника, не сильно надеющегося на успех, положительная резолюция начальника — просто счастье. А для бухгалтера — неожиданное осложнение жизни. Нужно снова вспомнить: что является материальной помощью, как правильно ее начислить и взыскать налог.
Основные понятия и порядок оформления
Понятие «материальная помощь» не раскрыто ни в одном законодательном акте. «Современный экономический словарь» характеризует материальную помощь как помощь, оказываемую нуждающимся работникам предприятия, учреждения или другим лицам в вещественной или денежной формах.Обязанность работодателей оказывать работникам материальную помощь законодательно не установлена. Составляющие части заработной платы раскрыты в ч. 1 ст. 129 ТК РФ — материальной помощи мы там не находим.
Обычно условия и порядок предоставления сотрудникам материальной помощи оговариваются в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте работодателя) и/или в трудовом договоре. В трудовом договоре должны предусматриваться гарантии, не ухудшающие положение работника по сравнению с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами о труде, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ч. 4 ст. 57 ТК РФ), в том числе — материальная помощь. Это вполне может рассматриваться как дополнительное условие трудового договора, имеющее целью улучшить социальное положение работника. При этом работодатель должен установить основания, порядок и сроки предоставления, а также виды и размер материальной помощи.
Материальная помощь обычно оказывается, когда что-то случается, и произошедшее, с одной стороны, свидетельствует о необходимости финансово поддержать сотрудника, а с другой — может быть подтверждено документально.
Речь может идти о рождении ребенка, свадьбе, смерти сотрудника или члена его семьи, об очередном отпуске, стихийном бедствии или чрезвычайном происшествии (пожаре, хищении и т. п.). Также оказание материальной помощи может быть приурочено к какой-нибудь дате, например, к Новому году или 8 марта.
Перечень таких событий закрепляется в коллективном договоре, локальных нормативных актах или трудовом договоре.
Если вопрос решается положительно, руководитель издает приказ. В приказе о материальной помощи следует указать:
•ссылку на документ, на основании которого он издан (коллективный договор, локальный нормативный акт, трудовой договор);
•фамилию, имя и отчество лица, получающего данную выплату;
•причину выделения материальной
помощи;
•размер материальной помощи;
•срок ее выплаты.
Если порядок предоставления сотрудникам материальной помощи не установлен (в коллективном договоре, в другом локальном нормативном акте или в трудовом договоре), то ее все равно можно оказать, только в такой ситуации решение данного вопроса будет всецело находиться на усмотрении работодателя.
Бухгалтерский учет материальной помощи
В бухучете начисление материальной помощи зависит от того, прописано ли это в локальных актах.Если организация считает материальную помощь частью оплаты труда (например, выплата материальной помощи предусмотрена в Положении об оплате труда), то ее следует начислять по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Если материальная помощь выплачивается по заявлению работника и не предусмотрена локальными актами организации, то ее нужно начислять по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
При оказании материальной помощи бывшим работникам или родственникам работника расчеты с ними отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
По дебету материальная помощь отражается на счете в зависимости от того, из каких источников выплачивается матпомощь (в приказе на оказание материальной помощи их нужно обязательно указать). Если выплата производится за счет прибыли прошлых лет, то используется дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Если за счет текущей прибыли — дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет «Прочие расходы») или дебет счетов учета затрат — 20, 26, 44 (если матпомощь признается частью оплаты труда).
Материальная помощь выплачивается наличными деньгами из кассы организации либо безналичным путем — перечислением на карточный счет в банке, который работник указывает сам.
Выдать материальную помощь можно вместе с зарплатой по ведомости или по расходному кассовому ордеру.
Налог на прибыль
При определении базы для исчисления налога на прибыль сумма доходов уменьшается на сумму произведенных расходов. Расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (ст. 252 НК РФ). В перечне расходов на оплату труда, согласно ст. 255 НК РФ, материальная помощь не указана, однако, данный перечень является открытым, и пункт 25 данной статьи разрешает включать в состав расходов на оплату труда, помимо прямо поименованных в статье, и другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым и (или) коллективным договорами.По мнению чиновников Минфина России, расходы в виде сумм материальной помощи, предоставляемой сотрудникам, не учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций (Письмо Минфина России от 22.02.2011 Страховые взносы во внебюджетные фонды
Объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание
услуг (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Материальная помощь, как предусмотренная трудовым договором, так и не предусмотренная им, по мнению Минздравсоцразвития России, подлежит обложению страховыми взносами (письма Минздравсоцразвития России от 10.03.2010 № 10-4/306657-19, от 17.05.2010 № 1212-19), т. к. материальная помощь, выплаченная сотруднику, произведена в рамках его трудовых отношений с организацией.
Матпомощь бывшим работникам полностью освобождается от начисления страховых взносов, поскольку в момент ее начисления между бывшим работником и организацией нет ни трудовых, ни гражданско-правовых отношений.
Некоторые виды материальной помощи, оказываемой работникам, полностью освобождаются от страховых взносов. Например, материальная помощь оказываемая:
•в связи со смертью члена семьи;
•работникам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством.
У организации должно быть документальное подтверждение наступления этих событий. Если помощь выплачивается в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством (пожаром, кражей и др.), работник должен представить работодателю подтверждающие документы (справку из правоохранительных органов о краже, справку из МЧС о пожаре и т. д.). Если помощь понадобилась работнику в связи со смертью члена его семьи, потребуется копия свидетельства о смерти и документы, доказывающие родство, — копии свидетельств о браке, рождении, смене фамилии и т. д.
Материальная помощь родителям в случае рождения ребенка, выплаченная в течение первого года после рождения, освобождается от начисления страховых взносов, но в размере не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Согласно ч. 3 ст. 8 Закона № 212-ФЗ организации определяют базу для начисления страховых взносов отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода (ч. 1 ст. 10 Закона № 212-ФЗ) по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом.
Таким образом, база для начисления страховых взносов должна определяться в отношении каждого конкретного физического лица. С учетом этого база для начисления страховых взносов должна определяться организацией в отношении отца и матери ребенка (работников организации) отдельно.
Материальная помощь, оказываемая работодателями своим работникам по иным основаниям (не поименованным в п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), не облагается страховыми взносами в размере, не превышающем 4 000 руб. на одного работника за расчетный период (календарный год). То есть на матпомощь в сумме, превышающей 4 000 руб., страховые взносы начисляются.
НДФЛ
Приведенный в ст. 217 НК РФ перечень доходов, не подлежащих налогообложению налогом на доходы физических лиц, является исчерпывающим.Согласно п. 8 этой статьи не подлежат налогообложению суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работодателями членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи. К заявлению на такую матпомощь обязательно нужно приложить копии документов, подтверждающих родство, и копию свидетельства о смерти.
При этом НК РФ не конкретизирует понятие «члены семьи» работника, что на основании п. 1 ст. 11 НК РФ предполагает обращение к иным отраслям права, содержащим указанный термин. Минфин России указал, что на основании ст. 2 Семейного кодекса РФ к членам семьи относятся лишь супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные) (Письмо Минфина России от 03.08.2006 № 03-05-01-04/234). Следовательно, материальная помощь, выплаченная лицу, не упомянутому в названном перечне, подлежит налогообложению на общих основаниях.
В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 22.04.2008 № Ф04-1974/2008(2349-А27-19) по делу № А27-8477/2007-6 суд, сославшись на ст. 11 НК РФ и ст. 2 Семейного кодекса РФ, отметил, что к членам семьи относятся супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные.
Сумма единовременной помощи работникам в связи с рождением ребенка не облагается НДФЛ, если ее размер не превышает 50 000 руб., а также при условии, что она оказана в течение первого года после рождения. В соответствии с п. 8 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ доходы физических лиц в виде единовременных выплат (в том числе в виде материальной помощи), осуществляемых работодателями работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, выплачиваемых в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Виды материальной помощи, не поименованные в ст. 217 НК РФ (на лечение, обучение, к отпуску, в связи тяжелым материальным положением и т. п.), начисленной в течение налогового периода работодателями работникам, а также бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, не подлежат налогообложению в пределах 4 000 руб.
Выплаты материальной помощи бывшему работнику, который уволился по иным основаниям, облагаются налогом с первого рубля.