Учет командировочных расходов для налогообложения в вопросах и ответах

(Продолжение статьи, размещенной в № 11 (86) ноябрь)

Елена Строкова,
главный эксперт-консультант Управления обучения клиентов ООО «ТЛС-ПРАВО»

Проезд отозванного из отпуска работника облагается ндфл и страховыми взносами руководитель организации был отозван из отпуска для участия в переговорах с контрагентом.

Руководитель организации был отозван из отпуска для участия в переговорах с контрагентом. Ему была выплачена компенсация стоимости авиабилетов для перелета от места проведения отпуска к месту деловой встречи и обратно. Облагается ли данная компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

По мнению Минфина России, ни ТК РФ, ни иными положениями действующего законодательства РФ не предусмотрено норм, устанавливающих обязанность возмещения работодателем стоимости проезда от места проведения отпуска до места работы и обратно в случае отзыва работника из отпуска. Поэтому с учетом положений ст. ст. 41 и 210 НК РФ такая компенсация подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письма Минфина России от 21.02.2019 № 03-15-06/11330 и от 20.10.2017 № 03-04-06/68852). Одновременно следует отметить, что если поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается командировкой, то суммы возмещения проезда такого работника освобождаются от обложения НДФЛ вне зависимости от места нахождения пункта отправления. То есть можно применять НДФЛ-освобождение в отношении командировочных расходов в случае, когда работник выехал в командировку из места, отличного от места нахождения работодателя (Письмо Минфина России от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49840). Кроме того, в случае, если сотрудник организации в связи со служебной необходимостью направляется организацией в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения организацииработодателя, то суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника от места проведения отпуска до места командирования и от места командирования до места работы не подлежат обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 09.11.2018 № 03-04-06/80946).

Таким образом, стоимость проезда отозванного из отпуска работника не облагается НДФЛ лишь в том случае, если работник направляется в командировку только после окончания отпуска, а не во время него.

Вместе с этим, при отзыве из отпуска со стоимости проезда от места использования отпуска к месту исполнения служебных обязанностей работника и обратно в отпуск нужно начислить еще и страховые взносы (Письмо Минфина России от 21.02.2019 № 03-15-06/11330). По мнению Минфина России, ст. 422 НК содержит закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами, а возмещаемая работодателем сумма не относится к компенсационным выплатам.

Это выплата работнику в рамках трудовых отношений. Однако, по мнению Верховного Суда РФ, получение физлицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) не облагается НДФЛ, если предоставление таких благ обусловлено прежде всего интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина (п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015). Таким образом, можно не начислять страховые взносы со стоимости проезда только в случае, если организация готова спорить с налоговиками.

Расходы по безрезультативной командировке можно считать экономически оправданными

Организация направила своего работника в командировку с целью заключения договора, однако контрагент отказался от подписания контракта.

Можно ли считать затраты на такую командировку экономически оправданными и учесть их при исчислении налога на прибыль?

НК РФ не содержит условий о том, что командировка должна иметь какой-либо положительный результат. В налоговом учете расходы на командировки включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Поэтому, независимо от того, что цели командировки не были достигнуты, это не изменяет саму квалификацию данных расходов организации при наличии соответствующих подтверждающих документов.

Также считают и столичные налоговики, отмечая, что при наличии надлежащим образом оформленных документов, связанных с поездкой в командировку, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов (Письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2).

Так, подтверждающими документами при поездке в командировку будут:

• решение (приказ) работодателя о направлении работника в командировку (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К примеру, по унифицированной форме № Т-9 или № Т-9а, в которой указывается цель поездки (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
• документы о расходах по проезду, о найме жилого помещения, документы об иных командировочных расходах, произведенные с разрешения или ведома работодателя (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командиров- ки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
• утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах (Письмо Минфина России от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238).

В дополнение к перечисленным документам производственную цель командировки можно подтвердить отчетом о командировке, протоколом о намерениях и предварительными договорами, образцами рекламной продукции, прейскурантами,проспектами и буклетами (Письмо УМНС РФ по г. Москве от 18.11.2003 № 26-12/64566).

Использование личного автотранспорта работника в командировке возможно приправильном документальном оформлении?

Как оформить командировку работника на его личном автомобиле для исчисления налога на прибыль?

Если проезд к месту командирования и (или) обратно к месту работы будет осуществляться на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), то решение работодателя о проезде работника на соответствующем транспорте следует зафиксировать письменно.

Например, такую информацию можно отразить в приказе о направлении в командировку, в котором надо указать, что работник едет туда на своем автомобиле (Письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). При этом перед поездкой работнику нужно обязательно выписать путевой лист, который можно оформить на все дни командировки (абз. 2 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, Письмо Минтранса России от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ).

Кроме того, с работником надо заключить соглашение об использовании автомобиля в служебных целях, приложив к нему копию свидетельства о регистрации автомобиля (письма Минфина России от 23.01.2018 № 03-04-05/3235 и ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

И тогда для налога на прибыль можно учесть лишь сумму компенсации за легковой автомобиль по нормативу (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

• 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
• 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см. Причем стоимость ГСМ уже включена в эти нормативы компенсации. Сумму, возмещаемую сверх норматива, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина России от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации можно заключить с работником договор аренды автомобиля. И тогда в «прибыльных» расходах будут учитываться сумма арендной платы и стоимость ГСМ (письма Минфина России от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1).

К авансовому отчету работник должен приложить путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебную записку с указанием дат выезда в командировку и возвращения из нее.