Учет командировочных расходов для налогообложения в вопросах и ответах

Елена Строкова,
главный эксперт-консультант Управления обучения клиентов ООО «ТЛС-ПРАВО»

Большинство организаций в своей деятельности сталкиваются с необходимостью направления своих сотрудников в служебные командировки. Действующее законодательство содержит определенные требования к порядку оформления служебных командировок, оплаты командировочных расходов и учета их для целей налогообложения. Однако вопросов по командировочным расходам меньше не становится. Ответим на самые актуальные из них.

Дополнительные услуги гостиниц должны быть обусловлены производственной направленностью

Работник организации в командировке арендовал гостиничный сейф. Данные услуги в расчетных документах гостиницы выделены отдельно. Вправе ли организация учесть такие расходы в качестве командировочных при исчислении налога на прибыль? Подлежат ли налогообложению НДФЛ расходы командируемого на услуги по аренде сейфа в гостинице?

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы на наем жилого помещения и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Состав расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли в качестве командировочных расходов, определен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, в него включены в том числе расходы на наем жилого помещения.

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (Письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).

При этом, как и другие расходы для учета по налогу на прибыль, затраты по оплате дополнительных услуг гостиниц должны быть не только документально подтверждены и экономически обоснованы, но и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Например, положением о командировках.

Таким образом, организация вправе учесть при исчислении налога на прибыль расходы на платные услуги в гостинице, в частности на аренду сейфа, но при условии их производственной направленности (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). К примеру, гостиничный сейф использовался работником для хранения важных документов организации, которые ему нужны для выполнения задания в командировке.

Одновременно следует отметить, что согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Перечень расходов на командировки, суммы возмещения которых не подлежат налогообложению, содержится в абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ. На суммы оплаты стоимости услуг по аренде сейфа для командированного работника указанные положения п. 3 ст. 217 НК РФ не распространяются. Следовательно, суммы оплаты стоимости платных услуг, предоставляемых гостиницей по аренде сейфа, для командированного работника подлежат обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308).

Затраты организации на аренду квартиры для командированных работников будут «прибыльными» расходами только за период ее использования

Работники компании часто направляются в командировку в один и тот же город. Для их проживания компания арендует квартиру у физического лица. В отдельные периоды квартира пустует. Можно ли за эти периоды арендную плату и коммунальные платежи учесть в расходах по налогу на прибыль?

Если для компании такая аренда квартиры обходится дешевле, чем компенсация командированным сотрудникам затрат на оплату гостиницы, то такие расходы на аренду будут экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ) и их можно учесть при исчислении налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в качестве документального подтверждения этих расходов, в том числе необходимы заключенный договор аренды (субаренды), документы, под- тверждающие оплату арендных платежей и акт приемки-передачи арендованного имущества (письма Минфина России от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483, от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067).

Кроме того, в обязанности арендатора входит и несение затрат на содержание арендованного имущества, если иное не установлено договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Следовательно, расходы на оплату коммунальных услуг за арендуемую квартиру тоже будут экономически обоснованными.

А значит, и аренду, и коммунальные платежи можно учесть в расходах за весь период действия договора аренды. При этом Минфин России считает, что учесть затраты на аренду такой квартиры можно только за период, когда она фактически использовалась для проживания командированных работников.

По мнению финансистов, расходы в виде арендной платы за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803, от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). Специалисты финансового ведомства также указали, что суммы арендной платы включаются в расходы на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в квартире командированных работников. Такими документами, к примеру, могут быть командировочное удостоверение, проездные, отчет о командировке.

В отношении коммунальных платежей контролирующие органы придерживаются такого же подхода: их можно учесть в «прибыльных» расходах только за время, когда в квартире жили командированные работники (письма Минфина России от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802, УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@, от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Для подтверждения расходов на проезд по электронным билетам документы об оплате не нужны

командировочные расходы на проезд по электронному билету, в том числе по авиабилету?

Организация вправе обосновать потребление услуги перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных билетов (Письмо Минфина России от 26.07.2018 № 03-03-06/1/52555).

Расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученным в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322, письма Минфина России от 15.10.2014 № 03-03-07/51936, от 25.08.2014 № 03-03-07/42273). Расходы на приобретение авиабилета подтверждаются маршрут/квитанцией электронного билета и посадочным талоном (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № СД-3-3/3409@).

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки.

Этим реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне организации необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письмо Минфина России от 28.02.2019 № 03-03-05/12957). Когда расходы на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета подтверждены вышеуказанными документами, то для целей налогообложения прибыли дополнительных документов, свидетельствующих об оплате билета, в том числе выписки по оплате банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 14.01.2014 № 03-03-10/438, направленное Письмом ФНС России от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897).

Расходы работника на каршеринг в командировке могут быть учтены в «прибыльных» расходах

Вправе ли организация учесть при расчете налога на прибыль возмещение работнику расходов на услуги каршеринга в командировке?

Для целей исчисления налога на прибыль расходы на каршеринг в виде платы за бронирование и аренду (включая поездку и режим ожидания) можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Документами, подтверждающими расходы работника на каршеринг, являются (письма УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@, Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742):

• договор каршеринга (ст. 643 ГК РФ);
• документы, подтверждающие оплату услуг каршеринга: кассовый чек или БСО, выписка с банковского счета (п. 2 ст. 1.2 Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
• документы, подтверждающие факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке. Например, служебная записка, в которой указана цель поездки, детальный отчет каршеринговой компании о поездке.

При этом если организация возмещает работнику расходы, связанные с нарушением им законодательства и (или) условий договора каршеринга, то такие расходы для целей исчисления налога на прибыль не учитываются, поскольку они не признаются экономически оправданными расходами организации (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Сюда относятся, например:

• штрафы за нарушение правил дорожного движения, за неправильную парковку (п. 2 ст. 270 НК РФ);
• штрафы за порчу автомобиля, утерю документов, курение в салоне;
• расходы на эвакуацию и оплату спецстоянки автомобиля при нарушении правил парковки.

Продолжение статьи «Учет командировочных расходов для налогообложения в вопросах и ответах» в следующем номере журнала ПРАВОсоветник.
Вы узнаете как оформить командировку работника на его личном автомобиле для исчисления налога на прибыль, облагается ли компенсация за прерванный отпуск НДФЛ и страховыми взносами и можно ли считать затраты на командировку, в случае не заключения контракта, экономически оправданными и учесть их при исчислении налога на прибыль.