Денежные расчеты. Наличные расчеты с организациями

Виталий Семенихин,

руководитель Эксперт-бюро «Семенихин»

Вести расчеты с другими участниками гражданско-правовых отношений организации могут не только «безналом», но и наличными деньгами. В последнем случае требуется не только соблюдать кассовую дисциплину, но и применять контрольно-кассовую технику (далее — ККТ). О наличных расчетах с организациями и пойдет речь в настоящем материале.

Начнем с применения ККТ при наличных расчетах. Правила применения ККТ при осуществлении расчетов в РФ установлены Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон № 54-ФЗ).

Согласно п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ ККТ, включенная в реестр ККТ, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями (далее — ИП) при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом № 54-ФЗ.

При этом в Законе № 54-ФЗ под ККТ понимаются так называемые онлайн-кассы — электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирующие фискальные документы, обеспечивающие передачу фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством РФ о применении ККТ.

Под применением ККТ понимается совокупность действий организации или ИП с использованием ККТ, включенной в реестр ККТ и зарегистрированной в порядке, установленном Законом № 54-ФЗ, по формированию фискальных данных и фискальных документов, их записи и хранению в фискальном накопителе, сведения о котором представлены в налоговые органы при регистрации либо перерегистрации ККТ, а также передаче фискальных документов оператору фискальных данных либо в налоговые органы в случаях, установленных законодательством РФ о применении ККТ.

К расчетам Закон № 54-ФЗ относит прием (получение) и выплату денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, прием ставок, интерактивных ставок и выплату денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.

Кроме того, к расчетам приравниваются прием (получение) и выплата денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов, предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей) либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

Следовательно, при проведении любой из названных операций организация обязана применять онлайн-кассу, способную записывать и хранить информацию о платежах (фискальные данные), формировать чеки и (или) бланки строгой отчетности и передавать их электронные версии в налоговую инспекцию, а при необходимости и распечатывать в бумажном виде.

В то же время в случаях, прямо названных в ст. 2 Закона № 54-ФЗ, организации могут вести расчеты без применения ККТ. В частности, если организация осуществляет расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственным населенным пунктом муниципального района), поселков городского типа) из перечня, утвержденного региональными властями, то обязательного применения ККТ не требуется (п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Но если расчеты ведутся через автоматические устройства для расчетов или же организация торгует подакцизными товарами, то работать без ККТ организация не вправе, что следует из п. 8 ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Или другой пример — на основании п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ не применяется ККТ при осуществлении расчетов в безналичном порядке между организациями и (или) ИП.  Исключение одно — осуществление расчетов с использованием электронного средства платежа с его предъявлением — в этом случае применение ККТ является обязательным.

Если организация не относится к категории лиц, которые по тем или иным причинам могут не применять ККТ, то при ведении расчетов с другими участниками гражданско-правовых отношений, в том числе с обычными гражданами, она обязана применять ККТ.

Анализ ст. ст. 1.1 и 1.2 Закона № 54-ФЗ позволяет сказать, что при расчетах наличными с обычными гражданами (не имеющими статуса индивидуального предпринимателя), организация обязана применять ККТ:

• при получении оплаты за товары (работы, услуги), в том числе в виде предварительной оплаты (аванса). Причем ККТ применяется даже в том случае, когда оплата товаров (работ, услуг) осуществляется путем удержания сумм из заработка работника организации (Письмо Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355).
• при возврате денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
• при возврате предварительной оплаты (аванса);
• при предоставлении и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей);
• при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр и лотерей (при приеме ставок, выплате денег в виде выигрыша).

При расчетах наличными с другими организациями и ИП, организация обязана применять ККТ:

• при получении оплаты (в том числе предварительной) за товары (работы, услуги);
• при возврате денежных средств за товары (работы, услуги);
• предоставлении и погашении займов для оплаты товаров (работ, услуг).

Если наличный расчет с организациями или ИП производится по иным основаниям, то обязанности применения ККТ у организации не возникает.

Итак, если у организации нет оснований для кассовых льгот, то наличный расчет всегда осуществляется ею с применением ККТ, вне зависимости от статуса покупателя. Имейте в виду, что неприменение ККТ чревато для организации и ее должностных лиц мерами административной ответственности.

Так, в соответствии с ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ в установленных законодательством РФ о применении ККТ случаях с организации может быть взыскан штраф в размере от 3/4 до 1 размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб., а с должностных лиц — в размере от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.

Если же такое правонарушение совершено повторно и при этом сумма расчетов без применения ККТ в совокупности составляет 1 млн руб. и более, то деятельность организации могут приостановить на срок до 90 суток, а должностные лица компании подвергнутся дисквалификации на срок от года до двух лет (ч. 3 ст.14.5 КоАП РФ).

Действие положений п. п. 2—4 и 6 ст. 14.5 КоАП РФ частично приостановлены до 01.07.2020 в отношении применения ККТ при осуществлении расчетов водителями или кондукторами в салоне транспортного средства при реализации проездных документов (билетов) и талонов для проезда в общественном транспорте, а также расчетов за услуги в сфере жилищно-коммунального хозяйства (включая услуги ресурсоснабжающих организаций). На это указано в ст. 2 Федерального закона от 03.07.2019 № 171-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях и приостановлении действия отдельных положений ст. 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях».

Как уже было отмечено, помимо требований Закона № 54-ФЗ, организации — участники наличных расчетов обязаны соблюдать кассовую дисциплину, а именно устанавливать и соблюдать лимит кассы (максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе компании на конец рабочего дня). При этом всю сверхлимитную наличность организация обязана сдавать в банк. Превышение допускается только в дни выплаты заработной платы и при приеме наличных денег в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни осуществляются кассовые операции.

Правда, если организация относится к субъектам малого предпринимательства (далее — СМП), то на основании п. 2 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У) она вправе не устанавливать лимит кассы и накапливать деньги в кассе без сдачи их в банк.

Для справки: для организаций, имеющих статус СМП, и индивидуальных предпринимателей Указаниями № 3210-У предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций. Под СМП в Указании № 3210-У понимаются юридические лица, отнесенные в соответствии с условиями, установленными Федеральным законом от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ» к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям. СМП, применяющие упрощенный порядок ведения кассовых операций, могут не устанавливать лимит кассы, а предприниматели дополнительно могут не оформлять кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, не вести кассовую книгу, на что указывают п. 2, пп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У.

Кроме того, организации — участники наличных расчетов обязаны:

• своевременно и в полном объеме приходовать в кассу наличную выручку на основании приходных кассовых ордеров унифицированной формы, с внесением записей в кассовую книгу;
• расходовать наличную выручку на строго определенные цели (п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»);
• не превышать предельный размер расчетов наличными денежными средствами, рассчитываясь с другими организациями или ИП (п. 4 Указания № 5348-У).

При документальном оформлении кассовых операций (операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег) организации обязаны пользоваться унифицированными формами кассовых документов, к числу которых относятся только приходный кассовый ордер (форма № КО-1) и расходный кассовый ордер (форма № КО-2).

Для справки: указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление № 88). Несмотря на то, что сейчас организации внебюджетной сферы, не обязаны применять унифицированные формы первичной учетной документации, на формы кассовых документов, равно как и на формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, это правило не распространяется, на что указывает Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012. О том, что формы кассовых документов остаются обязательными к применению, говорит ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», пп. 4.1, 4.6 п. 4 и п. п. 5, 6 Указания № 3210-У, а также Письмо Минфина России от 03.04.2018 № 02-07-10/21628.

В связи с этим у организаций и предпринимателей, применяющих ККТ, возникает вопрос относительно того, нужно ли при проведении наличных расчетов с применением онлайн-касс, одновременно оформлять кассовые ордера. Ведь в соответствии с п. 5 Указания № 3210-У прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера, проводится по приходным кассовым ордерам формы 0310001.

Согласно Постановлению № 88 приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Другими словами, на основании данного документа в бухгалтерском учете организации производится запись по оприходованию денежной наличности в кассу. В соответствии с п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, при реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением ККТ допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.Подтверждает это и п. 4. 1 Указаний № 3210-У, в соответствии с которым кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1. 1 Закона № 54-ФЗ.

Для справки: в Законе № 54-ФЗ под фискальным документом понимаются фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, предусмотренного законодательством РФ о применении ККТ, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком.

Перечень документов приведен в п. 4 ст. 4. 1 Закона № 54-ФЗ и включает в себя в том числе отчеты об открытии и закрытии смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируются отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены, который автоматически передается в налоговую инспекцию. При этом кассовый чек (бланк строгой отчетности) не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены. Поскольку Закон № 54-ФЗ позволяет лишь однократное формирование отчетов о закрытии смены в течение рабочего дня (смены), то, по мнению автора, положения пп. п 4. 1 п. 4 и п. 5 Указания № 3210-У позволяют принимать наличную выручку в кассу организации по приходному кассовому ордеру один раз по окончании проведения кассовых операций (осуществления расчетов) с применением ККТ (по окончании рабочего дня — смены) на основании сформированного фискального документа — отчета о закрытии смены. Таким образом, от организации не требуется составления приходного кассового ордера на каждое поступление наличных денежных средств через ККТ, сделать это можно в конце рабочего дня.

Анализируя действующее законодательство по вопросам соблюдения кассовой дисциплины и бухгалтерского учета, можно сделать вывод о том, что одновременная выдача покупателю — физическому лицу (населению) кассового чека и приходного кассового ордера не является обязанностью организации. Однако если речь идет о расчетах между организациями, то здесь следует обратить внимание на разъяснения налоговых органов.

УФНС России по г. Москве в Письме от 22.06.2005 № 22-12/44690 указал, что при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер.

Аналогичную позицию УФНС России по городу Москве выразил в Письме от 20.04.2011 № 17-15/38757. Выводы налоговой службы основываются на том, что Закон № 54-ФЗ требует при осуществлении наличных расчетов обязательной выдачи кассового чека, а Указания № 3210-У — оформления приходного кассового ордера. При этом считать, что Указания № 3210-У противоречат Закону № 54-ФЗ нельзя, ведь названные документы регулируют разные аспекты оборота наличных денежных средств. О том, что на все полученные, выданные наличные деньги хозяйствующими субъектами оформляются соответственно ПКО и РКО, говорит и Банк России в Письме от 31.03.2017 № 29-1-1-6/1929.

Если организация при наличном расчете одновременно формирует кассовый чек и (или) бланк строгой отчетности и оформляет приходный кассовый ордер, то суммы, учтенные дважды в учете, необходимо скорректировать. Чтобы избежать двойного учета выручки организации нужно после формирования отчета о закрытии смены «общий» ПКО, оформить на сумму выручки за минусом сумм, на которые уже выписаны приходные кассовые ордера, так как они уже отражены в кассовой книге. Тем самым будет соблюдено требование п. 4.6 Указания № 3210-У, в соответствии с которым все поступления и выдачи наличных денежных средств должны отражаться в кассовой книге.

Если у компании все-таки возникнут споры с налоговым органом по поводу правильности отражения поступления наличных денежных средств в организацию, следует иметь в виду, что под неоприходованием (неполным оприходованием) в кассу денежной наличности понимается несоблюдение организацией совокупности действий, совершаемых при оформлении денежной наличности, в том числе отражения всех операций по приходу и расходу денежной наличности в кассовой книге компании. Такая точка зрения приведена в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 22.01.2007 по делу № А66-7183/2006.

Не забудьте, что расчеты наличными между организациями и индивидуальными предпринимателями ограничены. В соответствии с п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов» сумма расчетов наличными в валюте РФ ограничена 100 000 руб. в пределах одного договора между контрагентами.

Выше мы уже отметили, что если фирмы и коммерсанты ведут расчеты между собой в безналичном порядке, то обязанность применения ККТ у них возникает только при расчетах с использованием электронных средств платежа с предъявлением. При этом под электронным средством платежа понимается средство и (или) способ, позволяющие клиенту оператора по переводу денежных средств составлять, удостоверять и передавать распоряжения в целях осуществления перевода денежных средств в рамках применяемых форм безналичных расчетов с использованием информационно-коммуникационных технологий, электронных носителей информации, в том числе платежных карт, а также иных технических устройств. В качестве таковых рассматриваются банковские платежные карты, электронные кошельки, переводы с мобильных телефонов и тому подобное.

Иначе говоря, если организации между собой рассчитываются, например, корпоративной картой и последняя предъявлена продавцу, то при проведении расчета организация-продавец обязана применить ККТ и выдать организации-покупателю чек ККТ. Приходный кассовый ордер в данном случае не оформляется по определению, ведь движения наличности в данном случае нет!

В том случае, если безналичный расчет ведется с применением иной формы расчетов, например, компания оплачивает товары (работы, услуги) платежным поручением, то здесь обязанности применения ККТ не возникает, равно как и не возникает обязанности об оформлении кассовых документов.

В итоге делаем вывод, что при осуществлении наличных расчетов между организациями наличие чека ККТ не освобождает организацию от выписки кассовых ордеров, а при безналичных расчетах с использованием электронных средств платежа с предъявлением требуется только чек ККТ!