Электронный документооборот. Опыт работы в ЭДО АО «ТЛС-ГРУП». МИФы и итоги года

Светлана Липницкая,
главный бухгалтер АО «ТЛС-ГРУП»

Чуть более года назад мы рассказывали, что наша компания приняла решение перейти на электронный документооборот. Начав в прошлом году проект по внедрению электронного документооборота, мы руководствовались прежде всего тенденциями к автоматизации бизнеса, задачами по сокращению издержек и повышения эффективности рабочего времени. Мы и подумать не могли, насколько наша компания, наши клиенты и партнеры окажемся в тренде в период режима самоизоляции в Москве весной 2020 года. Все наши клиенты в этот непростой период получали документы в полном объеме, что позволило бухгалтерам и финансистам качественно сдать отчетность, вовремя принять НДС к зачету и, самое главное, ограничить при этом социальные контакты.

Проработав в ЭДО уже более года, мы хотим поделиться с вами результатами проделанной работы, а также развенчать мифы, из-за которых многие отказываются от перехода на ЭДО.

Электронный документооборот гарантирует конфиденциальность переданных данных, упрощает работу наших специалистов и ускоряет расчеты по сделкам.

Взаимодействие с покупателями и поставщиками становится абсолютно прозрачным и оперативным.

Принцип работы ЭДО прост: все операции ведутся через Интернет в личном кабинете.

Мы отправляем своим контрагентам документы. Пока идет передача, операторы ЭДО автоматически проверяют документ на соответствие требованиям нормативных актов, заполненность реквизитов и легитимность ЭЦП.

Адресату приходит юридически значимый документ. При необходимости движение документа между компаниями продолжается.

Благодаря статусам легко проверить, на каком этапе обмена находится документ.

Активное использование ЭДО позволило нам значительно сократить расходы на ведение бумажного документооборота.

Мы сэкономили много времени на ввод входящих/исходящих документов, снизили расходы на отправку, хранение и печать бумажных оригиналов.

На начальном этапе нашим оператором связи был выбран СБИС, услуга оказывается ООО «Компания «Тензор».

Но, пользуясь услугами только одного оператора, мы поняли, что этого недостаточно, так как не всегда корректно и быстро происходила настройка роуминга, поэтому к работе с нами мы привлекли ДИАДОК, услуга оказывается АО «ПФ «СКБ Контур».

Оба оператора связи предоставили нам программное обеспечение, которое было внедрено в 1С, поэтому вся отправка происходит напрямую без дополнительных выгрузок и, что немаловажно, массовой рассылкой.

По итогам работы за год к ДИАДОК подключилось около 11% клиентов, к СБИС — порядка 55% наших клиентов, причем в первые два месяца одновременно было подключено 40% клиентов.

Это подтверждает, что выбор СБИС в качестве основного оператора, с которого мы начали реализацию проекта, был сделан верно.

Сразу скажем, у обеих компаний совершенно разная система ценообразования исходящего трафика.

В этой части у ООО «Компания «Тензор» (СБИС) более гибкие и удобные для нас условия, оплата производится за пакет отправленных и утвержденных клиентом документов (акт, счет, счет-фактура) и только за то количество, которое мы отправили и утвердил клиент.

Тариф рассчитывается в зависимости от диапазона цен за количество отправленных пакетов в квартал, система расчетов постоплатная.

Эта система ценообразования и условия оплаты для нас оказались более приемлемыми, особенно в нынешних условиях.

У АО «ПФ «СКБ Контур» (ДИАДОК) предоплатная система расчетов, оплата за определенное количество документов в год, тарифицируется каждый утвержденный документ, а не пакет.

Такой порядок расчетов не совсем удобен, деньги приходится платить вперед, а на начальном этапе внедрения невозможно просчитать, какой тариф необходим, да и по стоимости выходит значительно дороже.

В нашем случае квартальный бюджет ДИАДОК (на который переведены 11% клиентов) превышает годовой бюджет расходов на СБИС, на который переведено 55% наших клиентов.

Стоит упомянуть, как нам удалось привлечь большую часть наших клиентов к ЭДО.

На начальном этапе это, прежде всего, существенная помощь нашего оператора СБИС, сотрудники колл-центра которого помогли прозвонить значительную часть клиентов с информированием о переходе нашей компании на электронный документооборот.

Бухгалтеры и менеджеры проводили индивидуальную работу с клиентами, мы рассылали электронные и бумажные письма клиентам, разместили новости на сайте, рассылали клиентам приглашения к сотрудничеству.

Каждый квартал рассылали акты-сверок клиентам через операторов, информировали клиентов всеми доступными нам средствами.

Вокруг электронного документооборота скопилось много мифов, которые могут вас остановить, поэтому мы, опираясь на свой опыт, взяли на себя смелость их развеять.

1. Документы без оригинальной печати и подписи не действительны

За долгие годы работы мы привыкли к определенным правилам ведения документооборота.

В силу привычки все считают, что документы должны быть на бумаге, которая заверена печатью и подписью уполномоченного сотрудника, а без печати и подписи документ не имеет никакой силы.

Еще в 2002 году был принят Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», которым было установлено, что электронная цифровая подпись на электронном документе, равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении ряда условий.

Позднее вместо указанного Закона был принят Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», в соответствии с которым электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью (КЭП), полностью равнозначен аналогичному документу, подписанному и заверенному печатью на бумажном носителе.

«Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью».

Кроме правил использования электронной подписи, в российском законодательстве определены возможности обмена определенными видами документов.

Так, Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ регулирует требования к обмену первичными учетными документами, а ст. 169 НК РФ — к обмену счетами-фактурами.

Все вышеуказанные нормы говорят нам о равнозначности электронного и бумажного документа.

Нельзя сказать, какой правильнее или важнее, оба имеют одинаковую юридическую силу.

2. В ЭДО документы могут потеряться или не дойти до получателя

При использовании сервисов СБИС и ДИАДОК документы отправляются не напрямую «Поставщик-Покупатель», а через оператора электронного документооборота, каждая сторона подтверждает факт получения документа.

Каждое извещение о получении/отправке подписывается соответствующей стороной.

Всегда можно отследить, на каком этапе обмена находится ваш документ.

Но если вдруг контрагент не может найти отправленный нами документ, то на выручку нам всегда может прийти техническая поддержка оператора связи ЭДО.

3. Если перешел на ЭДО, то нельзя вернуться на бумажный документооборот

Как вы уже догадались, такого просто не может быть.

Бывает, что по каким-то причинам наш контрагент принимает решение отказаться от электронного документооборота и вернуться на «бумагу».

Например, сотрудник, ранее занимающийся ЭДО, уволен, а новый не хочет/не может/не собирается разбираться с работой сервиса. В этом случае контрагента, с которым ранее был электронный документооборот, можно вернуть на бумажный.

Необходимо только проверить, было ли с ним подписано соглашение о переходе на электронный документооборот, и, если было, расторгнуть его текущим периодом.

А все ранее подписанные документы по ЭДО сохранить себе в архив.

4. Многие думают, что ЭДО — это очень сложно и неудобно, особенно для бухгалтера

Поверьте, мы тоже этого боялись и шли переходу на ЭДО несколько лет.

Решившись на переход в прошлом году, в марте этого года, когда в связи с эпидемиологической ситуацией в Москве был введен режим самоизоляции, нами в полной мере была оценена правильность принятых нами решений в 2019 году. Клиенты, перешедшие с нами на ЭДО, своевременно получили все необходимые им для работы документы, это позволило своевременно и верно сдать отчетность за 1 квартал 2020 года.

Модуль для отправки документов по ЭДО у нас встроен в 1С, все документы отправляются клиентам нехитрым нажатием клавиш, главное — установить правильные фильтры и отправить именно то, что необходимо.

Привыкать к новому интерфейсу не нужно: электронный документооборот ведется в базе данных, с которой мы регулярно работаем. Не требуется специальное обучение специалиста, который будет заниматься электронным документооборотом.

В заключение хотим сказать, если вы еще не начали использовать ЭДО, а все вышесказанное зародило в вас интерес и желание узнать больше об эффективности и удобстве электронного документооборота, или вы захотели перейти с нами на безбумажный обмен документами, мы с радостью готовы это сделать.

По всем вопросам перехода на ЭДО с АО «ТЛС-ГРУП» можно обращаться:

• по электронному адресу:  edo@tls-cons.ru
• по телефону: +7 (495) 737-47-47

к кураторам проекта:

• Светлане Липницкой, главному бухгалтеру АО «ТЛС-ГРУП» (доб. 1325)
• Любови Гудилиной, руководителю отдела контроля и ведения документооборота (доб. 1117).

Рады видеть вас в числе наших клиентов!