Подотчетные проблемы

А.С. Поляков,
аудитор АГ "РАДА"

Получив деньги под отчет, сотрудники фирм частенько забывают вовремя за них отчитаться. Из-за этого и у бухгалтера, и у самого работника могут возникнуть проблемы. Как же с ними справиться?

Вообще-то срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательством не установлен. Его может (но вовсе не обязан) установить руководитель фирмы. И если такое положение в организации есть, то сотрудник должен отчитаться о потраченных суммах не позднее, чем через три рабочих дня после установленной даты. Об этом говорится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее - Порядок).
На первый взгляд кажется, что, издавая подобный приказ, руководитель собственноручно создает лишние проблемы своему бухгалтеру. Но на самом деле этот внутренний документ все же помогает организовать работу с наличными и как-то приструнить людей.
В наших рассуждениях будем исходить из того, что такой приказ на фирме существует и работник нарушил установленный в нем срок. А тут и налоговики пожаловали.

Был бы повод

Отметим, что проверка авансовых отчетов на фирме - одна из любимейших частей ревизии у чиновников. Как показывает практика, бухгалтеры частенько смотрят на этот участок работы сквозь пальцы. А зря.
Как считают налоговики, раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими налогами - НДФЛ, ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование. В своих рассуждениях чиновники ссылаются на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса. Из него следует, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные сотрудником в денежной, натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.
Таким образом, получается, что если сотрудник вовремя не отчитался по подотчетным деньгам, то выданные суммы или купленный на них товар становятся его собственностью. Подотчетная сумма превращается в доход, с которой нужно заплатить налог на доходы физлиц.
Иногда налоговиков поддерживают и суды (например, постановление ФАС Уральского округа от 6 октября 2003 г. № Ф09-3253/03-АК). Арбитры решили, что "денежные средства, выданные под отчет и не возвращенные в срок, признаются выплатами в пользу работников".
Но поспорить с чиновниками можно. Свою позицию следует обосновать так. Статья 208 Налогового кодекса поясняет, какие выплаты являются доходом для расчета НДФЛ. Не возвращенной в срок подотчетной суммы в представленном перечне просто нет. Правда, список доходов открытый. Формулировка подпункта 10 пункта 1 этой статьи звучит так: "иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в Российской Федерации". Однако в данном случае работник получил деньги не за какую-то свою деятельность и не в собственность. Деньги были или будут потрачены на нужды организации. Распоряжаться этой суммой сотрудник не имеет права. Значит, признать ее доходом нельзя.
Эти же аргументы можно привести и в вопросе по ЕСН. В налоговую базу по этому налогу попадают выплаты и иные вознаграждения, начисленные работнику за выполнение трудовых обязанностей (ст. 236 НК). Согласитесь, под определение "вознаграждения" подотчетная сумма никак не подпадает. Следовательно, она не облагается и этим налогом, а также пенсионными взносами (ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Сотрудник-кредитор

Другая ситуация - сотрудник сначала тратит свои деньги, а потом фирма компенсирует его расходы. Вроде бы это удобно. Но и у данной схемы есть свои недостатки.
В подобной ситуации налоговики считают, что, во-первых, сотрудник продал свой товар фирме. А значит он "попал" на НДФЛ. Во-вторых - организация получила материальную выгоду (при условии, что работник совершает покупку по доверенности от имени фирмы).
Конечно, восстановить справедливость можно через суд. Пример тому - постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа № А56-11085/03 от 9 октября 2003 г. Но подобных неприятностей можно легко избежать, если заранее позаботиться о некоторых формальностях.
В приказе, где руководитель утверждает круг подотчетных лиц, можно прописать, что в исключительных случаях работники могут использовать личные деньги для покупки необходимых товаров. И далее указать, что потраченные деньги будут компенсированы после представления сотрудником авансового отчета.
Еще один совет. Для того чтобы работник мог расходовать собственные большие суммы, желательно наличие хотя бы маленькой "заначки" от фирмы. Тогда истраченные деньги можно оформить как перерасход.

Раз бумажка, два бумажка…

Также бывает, что авансовый отчет сдан вовремя, а вот оправдательных документов к нему недостаточно. Прежде всего должен быть чек ККТ. Именно его проверяющие считают главным оправдательным документом (см. письмо УМНС по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Кассовый чек может заменить лишь слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой. Именно этим документам налоговики уделяют особое внимание. И в случае их отсутствия наказание, как правило, следует незамедлительно. Однако сдаваться бухгалтеру не стоит. Шансы выиграть спор в суде велики.
Вот, например, постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 27 января 2004 г. № Ф03-А51/03-2/3440.
В ходе проверки налоговая инспекция обнаружила, что бухгалтер фирмы неправомерно списал с подотчетных лиц суммы без оправдательных документов (речь шла о представительских расходах). Представленных счетов ресторанов и актов, составленных фирмой и подтверждающих целесообразность затрат, чиновникам показалось недостаточно. По их мнению, организация должна была подтвердить представительские расходы квитанциями к приходным ордерам и кассовыми чеками. Однако судьи сделали вывод, что суммы, полученные под отчет, использованы по назначению. А значит, доходом сотрудников они не являются.

Иванов, Петров, Сидоров

Люди, особо не сведущие в делах бухгалтерии, часто легкомысленно относятся к документам. И, к примеру, ситуация, когда деньги под отчет дали одному человеку, а оплатил товары другой, достаточно распространенная. Это можно установить по корешку к приходному кассовому ордеру. Как в этом случае быть с авансовым отчетом? Можно ли незадачливому помощнику составить его от своего имени?
Обратимся к порядку ведения кассовых операций. Пункт 11 этого документа запрещает передавать подотчетные деньги другому сотруднику. Кроме того, получается, что работник, взявший деньги, прикладывает к авансовому отчету чужие документы. Поэтому у налоговиков есть все основания начислить ему соответствующие налоги.
Чтобы избежать такой ситуации, нужно оформить возврат суммы от первого работника и выдать эту же сумму второму. Он же и составит авансовый отчет. Тогда проблем с налоговиками не будет.

Бюрократизм растет

Совсем недавно на официальном сайте налоговиков nalog.ru чиновники давали ответы на вопросы по применению ККТ. Как это ни странно, речь зашла о том: надо ли при возврате подотчетных сумм выдавать кассовый чек подотчетному лицу? И вот что ответили уважаемые налоговики.
Согласно пункту 13 Порядка, при приеме наличных денег через кассу фирмы нужно выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру, заверенную печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Кроме того, Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ гласит, что кассовая техника применяется всеми организациями и предпринимателями при наличных расчетах в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Сложив приведенные два обстоятельства, налоговики решили, что применение ККТ при возврате подотчетных сумм обязательно.
Отметим, что раньше в своих объяснениях чиновники придерживались другого мнения. Они просто пользовались статьей 38 Налогового кодекса. В ней даны определения товара, работы и услуги. Товаром признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации. Работой является деятельность, результаты которой имеют материальное выражение. А под услугой понимается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности. Из приведенных определений следует, что фирма, приняв неиспользованные денежные средства от подотчетного лица, не реализовала товары, не выполнила работы и не оказала услуги. Значит, ККТ она применять не обязана.