И снова о трудовой книжке

Татьяна Гежа,
Главный эксперт-консультант ООО «ТЛС-ПРАВО»

Работодатели обязаны вести трудовые книжки своих сотрудников. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее Правила). А Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003
№ 69 (далее Инструкция). Казалось бы, эти документы существуют более 10-ти лет, а вопросов по заполнению трудовых книжек, их хранению и учету меньше не становится.

Сотруднику по его заявлению на руки была выдана трудовая книжка. Затем работник решил уволиться. Работодатель передал работнику уведомление с требованием о предоставлении трудовой книжки в последний день работы, для внесения в нее записи об увольнении. Однако трудовая книжка работником так и не была предоставлена. Как должен поступить работодатель, чтобы обезопасить себя от неприятных последствий?
В соответствии с ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения). А работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 2 ст. 62 ТК РФ). Ответственность за невозвращение трудовой книжки работником работодателю законодательно не урегулирована. Поэтому заставить работника вернуть трудовую книжку, если он не хочет этого делать, не удастся.
Однако, если в этот период времени работник решил уволиться, а трудовая книжка так и не была возвращена работодателю, то работодатель, по аналогии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, может направить работнику уведомление с требованием о предоставлении трудовой книжки работодателю в последний день работы, для внесения в нее записи об увольнении. Если же трудовая книжка работником так и не была предоставлена, работодателю стоит составить акт о том, что в день увольнения работник не предоставил работодателю трудовую книжку, полученную на руки ранее. По этой причине сделать запись в трудовую книжку не предоставляется возможным. В разделе 12 книги учета движения трудовых книжек, отразить, что трудовая книжка была выдана на руки, работник ее не вернул. Со дня направления вышеуказанного уведомления и составления акта о непредоставлении трудовой книжки работодатель освобождается от ответственности за невнесение записи об увольнении в нее, а также ее невыдачу на руки при увольнении.
Имеет ли право работодатель в трудовой книжке перед записью о приеме на работу не вписывать название компании вручную, а ставить штамп, в котором указано полное и сокращенное ее наименование?
Использование штампа при внесении в трудовую книжку сведений о наименовании работодателя не регламентировано ни Правилами, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Указание на использование штампа предусмотрено только лишь в случае выдачи вкладыша к трудовой книжке (п. 39 Правил).
Необходимость в штампе, как правило, возникает тогда, когда запись вручную наименования компании занимает очень много места. В соответствии с абз. 1 п. 3.1 Инструкции, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
По мнению Роструда (Письмо Роструда от 19.08.2015 № 1922-6-1), использование штампа с наименованием организации при ведении трудовой книжки не является нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации. При этом, как считает Роструд, штамп приравнивается к записи в трудовой книжке.
Одна из сотрудниц вышла замуж и к своей фамилии через дефис присоединила фамилию мужа. Как внести изменения в титульный лист ее трудовой книжки?
Дописать к своей фамилии через дефис фамилию мужа не получится, т. к. сотрудница фамилию поменяла, внести изменения в трудовую книжку необходимо по установленным правилам. Внести изменения возможно на основании нового паспорта и свидетельства о браке (п. 26 Правил).
На титульном листе трудовой книжки прежнюю фамилию работницы нужно зачеркнуть одной чертой. Сверху написать ее новую двойную фамилию. А на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно указать реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения, например, свидетельства о браке.
Запись необходимо заверить подписью должностного лица и печатью (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Наша сотрудница пять раз выходила замуж и каждый раз меняла фамилию.
Где нужно сделать запись об изменении фамилии на внутренней стороне обложки трудовой книжки, если там не осталось места?
В соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовой книжки изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
В Инструкции не указано, что ссылки на соответствующие документы делаются только на левой внутренней стороне обложки трудовой книжки, поэтому в данной ситуации можно перейти либо на правую внутреннюю сторону трудовой книжки, либо возможно по этой причине оформить вкладыш, если места для написания новой фамилии не осталось также и на титульном листе трудовой книжки.
Как правильно делать запись в трудовой книжке в связи с увольнением работника — «уволен по собственному желанию» или «трудовой договор расторгнут по инициативе работника»?
В Правилах ведения трудовых книжек понятия «увольнение» и «прекращение трудового договора» употребляются как тождественные (например, п. 16). При этом формулировка «уволен по собственному желанию» четко передает причину прекращения трудового договора и соответствует многолетней практике ведения трудовых книжек. Пунктом 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек установлено, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
Например, «уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ». Использование формулировки «уволен по собственному желанию» не противоречит ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, поскольку основная мысль данной нормы заключается в том, чтобы запись в трудовой книжке четко передавала причину прекращения трудового договора, указанную в соответствующей статье ТК РФ. Исключительно формальный подход при применении ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ может привести к неоднозначному толкованию записей, их противоречию здравому смыслу.
Многолетняя практика ведения трудовых книжек выработала подход, согласно которому в трудовой книжке, как правило, употребляется слово «уволен».
По мнению Роструда (Письмо Роструда от 11.01.2010 № 3888-6-1), при прекращении трудового договора, например, по инициативе работника, запись в трудовой книжке производится примерно следующего содержания: «Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». При этом необходимо понимать, что данный вариант не единственно возможный. Судебная практика подтверждает, что неточность формулировки не приводит к ущемлению прав работника, если содержание записи позволяет правильно определить основание увольнения (см: Определение Санкт-Петербургского городского суда от 28.02.2012 № 33-2906/2012, Определение Московского городского суда от 02.08.2010 № 4г-6809/2010).
Наш работник-совместитель уволился с основного места работы и хочет, чтобы работа по совместительству у нас стала его основным местом работы. Как сделать запись в трудовую книжку?
Порядок оформления работника, работающего в организации внешним совместителем, на основное место работы действующим трудовым законодательством четко не регламентирован. Поэтому на практике чаще всего встречаются два варианта оформления — прием на работу в качестве нового работника и заключение дополнительного соглашения к трудовому договору (см. Письмо Роструда от 22.10.2007 № 4299-6-1).
В любом случае для того, чтобы работа по совместительству стала для работника основной, необходимо, чтобы трудовой договор по основному месту работы был прекращен с внесением записи об этом в трудовую книжку.
В этом случае работа по совместительству «автоматически» не становится для работника основной. Для этого в трудовой договор, заключенный на работе по совместительству, необходимо внести изменения (например, о том, что работа с такого-то числа является для работника основной, а также в случае, если у работника изменяются режим работы и другие условия). При этом, если в трудовой книжке работника ранее не было сделано записи о работе по совместительству, то после записи об увольнении с основного места работы в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Затем вносится запись о принятии работника на работу со дня начала работы у конкретного работодателя со ссылкой на соответствующий приказ (распоряжение) и с указанием периода работы в качестве совместителя.

В том случае если в трудовой книжке работника имеется запись о работе по совместительству, внесенная в свое время по основному месту работы, то после записи об увольнении с основного места работы и записи о полном, а также о сокращенном (при его наличии) наименовании организации в трудовую книжку следует внести запись о том, что с такого-то числа работа в должности такой-то стала для этого работника основной. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ (распоряжение).

Кроме того, исключительно с согласия работника возможно расторжение трудового договора о работе по совместительству (например, по соглашению сторон, по собственному желанию), а затем заключение трудового договора с другими условиями. При этом в трудовую книжку работника производятся соответствующие записи.