Внедрение электронного документооборота для обмена документами между АО «ТЛС-ГРУП» и нашими партнерами
15.04.2019
Светлана Липницкая,
главный бухгалтер АО «ТЛС-ГРУП»
В связи с переходом на электронный документооборот наша компания подготовила специальную подборку материалов по теме, начинает которую интервью со Светланой Липницкой, главным бухгалтером АО «ТЛС-ГРУП».
— Светлана, давайте еще раз дадим понятие электронного документооборота (ЭДО) и его главные задачи.
— Основное, что нужно знать и понимать про электронный документооборот, то, что это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде без использования бумажных носителей.
Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью. Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов. Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.
Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота, поэтому каждый сотрудник, подключенный к системе электронного документооборота, должен иметь устойчивый интернет-канал и программу для работы с электронными ключами.
— Светлана, у некоторых клиентов есть ряд опасений, связанных с работой в системе электронного документооборота, Вы слышали об этом?
— Да, конечно, мы уже сталкивались с такими опасениями наших клиентов, и чтобы их развеять, мы систематизировали все запросы, приведу здесь ответы на самые частые из них.
1. Документы не теряются и хранятся бесплатно на серверах оператора ЭДО. Срок хранения документов у выбранного нами оператора 5 лет.
В случае если вы хотите хранить документы у себя, есть возможность скачивать архив документов за интересующий период.
2. Электронные документы являются оригиналами, их не нужно распечатывать.
3. ИФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов.
4. Документы легко найти по заданным параметрам за несколько секунд.
5. Документы передаются через интернет за несколько секунд.
6. Вы можете массово подписывать и отправлять документы контрагентам «в один клик».
7. Информация о статусе обработки и утверждения документов доступна в личном документе.
— Светлана, назовите основные преимущества, которые получат наши клиенты от внедрения ЭДО?
— Самое важное — это оптимизация процессов работы с юридически значимыми документами, включая сокращение времени на их отправку и подписание.
Также я бы выделила и следующие конкретные преимущества, которые получат наши клиенты от внедрения ЭДО:
— Какие документы участвуют в электронном документообороте?
— В перечень документов, планируемых к обработке в рамках ЭДО, входят:
— Светлана, расскажите, на какой платформе будет реализован ЭДО?
— Перед внедрением ЭДО мы проанализировали данный рынок и выделили ряд ключевых операторов, которые, с нашей точки зрения, сегодня предлагают наиболее адекватные условия для организации формализованного защищенного ЭДО на территории РФ.
Изучив более подробно предлагаемые ими продукты и условия взаимодействия, мы остановили свой выбор на системе СБИС и ее разработчике — компании ООО «Компания «Тензор», решениями которой пользуются более 800 000 крупных предприятий и представителей малого бизнеса.
— Светлана, а каков порядок подключения к ЭДО?
— Во-первых, хочу обратить внимание, что использование системы в целях приема и электронной подписи документов для наших клиентов — услуга бесплатная. Во-вторых, для подключения к системе нужны три простые вещи — компьютер, интернет и электронная подпись. Для начала работы с системой нужно зарегистрироваться на портале https://online.sbis.ru/. Вы можете сделать это сами или с помощью технической поддержки СБИС, которая доступна 24/7, или технической поддержки АО «ТЛС-ГРУП».
В качестве электронной подписи можно использовать уже имеющуюся для сдачи отчетности, или получить новую подпись на портале. После подключения к https://online.sbis.ru/ вы сможете обмениваться с нами документами (отправлять и получать их).
главный бухгалтер АО «ТЛС-ГРУП»
В связи с переходом на электронный документооборот наша компания подготовила специальную подборку материалов по теме, начинает которую интервью со Светланой Липницкой, главным бухгалтером АО «ТЛС-ГРУП».
— Светлана, давайте еще раз дадим понятие электронного документооборота (ЭДО) и его главные задачи.
— Основное, что нужно знать и понимать про электронный документооборот, то, что это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде без использования бумажных носителей.
Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью. Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов. Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.
Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота, поэтому каждый сотрудник, подключенный к системе электронного документооборота, должен иметь устойчивый интернет-канал и программу для работы с электронными ключами.
— Светлана, у некоторых клиентов есть ряд опасений, связанных с работой в системе электронного документооборота, Вы слышали об этом?
— Да, конечно, мы уже сталкивались с такими опасениями наших клиентов, и чтобы их развеять, мы систематизировали все запросы, приведу здесь ответы на самые частые из них.
1. Документы не теряются и хранятся бесплатно на серверах оператора ЭДО. Срок хранения документов у выбранного нами оператора 5 лет.
В случае если вы хотите хранить документы у себя, есть возможность скачивать архив документов за интересующий период.
2. Электронные документы являются оригиналами, их не нужно распечатывать.
3. ИФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов.
4. Документы легко найти по заданным параметрам за несколько секунд.
5. Документы передаются через интернет за несколько секунд.
6. Вы можете массово подписывать и отправлять документы контрагентам «в один клик».
7. Информация о статусе обработки и утверждения документов доступна в личном документе.
— Светлана, назовите основные преимущества, которые получат наши клиенты от внедрения ЭДО?
— Самое важное — это оптимизация процессов работы с юридически значимыми документами, включая сокращение времени на их отправку и подписание.
Также я бы выделила и следующие конкретные преимущества, которые получат наши клиенты от внедрения ЭДО:
- увеличение скорости взаиморасчетов, поступления денежных средств;
- сокращение временных затрат на обработку документов;
- сокращение ошибок в учете и рисков подачи уточненных деклараций;
- сокращение ошибок в документах;
- сокращение рисков утери и дублирования документов;
- сокращение канцелярских расходов;
- оптимизация рабочего времени сотрудников и количества персонала.
— Какие документы участвуют в электронном документообороте?
— В перечень документов, планируемых к обработке в рамках ЭДО, входят:
- договоры;
- счета;
- акты сверок;
- ежемесячные документы реализации (акты, счета-фактуры, УПД);
- дополнительные соглашения на изменения пакетов;
- изменение стоимости и т. д.
— Светлана, расскажите, на какой платформе будет реализован ЭДО?
— Перед внедрением ЭДО мы проанализировали данный рынок и выделили ряд ключевых операторов, которые, с нашей точки зрения, сегодня предлагают наиболее адекватные условия для организации формализованного защищенного ЭДО на территории РФ.
Изучив более подробно предлагаемые ими продукты и условия взаимодействия, мы остановили свой выбор на системе СБИС и ее разработчике — компании ООО «Компания «Тензор», решениями которой пользуются более 800 000 крупных предприятий и представителей малого бизнеса.
— Светлана, а каков порядок подключения к ЭДО?
— Во-первых, хочу обратить внимание, что использование системы в целях приема и электронной подписи документов для наших клиентов — услуга бесплатная. Во-вторых, для подключения к системе нужны три простые вещи — компьютер, интернет и электронная подпись. Для начала работы с системой нужно зарегистрироваться на портале https://online.sbis.ru/. Вы можете сделать это сами или с помощью технической поддержки СБИС, которая доступна 24/7, или технической поддержки АО «ТЛС-ГРУП».
В качестве электронной подписи можно использовать уже имеющуюся для сдачи отчетности, или получить новую подпись на портале. После подключения к https://online.sbis.ru/ вы сможете обмениваться с нами документами (отправлять и получать их).